Tenha salas de espera em suas reuniões para mantê-las seguras e livres de incômodo
As salas de espera são um recurso altamente cobiçado no ecossistema de conferência virtual. Eles protegem suas reuniões de quaisquer contratempos de segurança, como pessoas indesejadas caindo e interrompendo toda a reunião. A extensão de quão desastroso poderia ser ficou totalmente clara no início deste ano na forma de Zoombombings.
Desde então, todos os anfitriões de reuniões, sejam eles anfitriões de reuniões profissionais ou aulas, perceberam a importância de uma sala de espera.
O que é uma sala de espera?
Uma sala de espera em um ecossistema de reunião virtual é uma espécie de buffer. Todos os participantes da reunião passam por isso antes de serem admitidos na sala de reuniões. O anfitrião da reunião tem controle total sobre quem admitir na reunião. Dessa forma, quaisquer convidados indesejados não podem simplesmente aparecer na reunião. Como você pode ver, eles são altamente funcionais e necessários para proteger suas reuniões.
Como usar uma sala de espera no Webex
Os usuários do Webex sempre pedem uma sala de espera ou lobby em reuniões, onde os participantes possam esperar antes de entrar na reunião. Anteriormente, você poderia ter uma sala de espera em Salas de reuniões pessoais, mas não em reuniões agendadas. Mas o Webex Meeting versão 40.9 mudou isso.
Como usar a sala de espera em uma sala de reuniões pessoais
Cada usuário Webex tem uma sala de reuniões pessoal no Webex que possui um link personalizável e nunca expira. É exclusivo para você e está sempre disponível; você não precisa fazer uma pré-reserva para usá-lo. Todas as reuniões improvisadas que você tem no Webex ocorrem nesta sala de reuniões pessoais.
Agora, por padrão, as reuniões em uma sala pessoal também não têm uma sala de espera. Mas você pode definir as configurações para ter um. O Webex tem a opção de bloquear as reuniões. Quando uma reunião é bloqueada, todos os participantes que tentarem ingressar nela entrarão no saguão. O anfitrião pode então deixá-los entrar, se quiserem.
Para bloquear uma reunião de sala pessoal, vá para a barra de ferramentas da reunião e clique no ícone ‘Mais opções’ (menu de três pontos).
Em seguida, ative o botão para a opção ‘Bloquear Reunião’ no menu.
Todos os participantes que ingressarem após o bloqueio da reunião terão que esperar no lobby. Você receberá uma notificação na tela de que há participantes esperando no saguão. Clique nele para ver a lista.
Você pode admitir todos eles com um único clique, selecionando-os todos, ou apenas admitir os participantes que deseja permitir. Selecione os participantes e clique no botão ‘Admitir’.
Agora, você terá que fazer isso para cada reunião da Sala Pessoal que deseja bloquear. Mas, considerando que você será o primeiro na reunião, pois é improvisado, não é um grande problema. Esta solução é perfeita para pessoas que não desejam uma sala de espera em todas as reuniões.
Mas para as pessoas que desejam a funcionalidade de sala de espera por padrão em todas as reuniões, há outra maneira. Definir essa pequena configuração bloqueia automaticamente todas as reuniões da sala pessoal assim que elas começam.
Vá para webex.com e faça login no seu espaço Webex Meeting. No menu de navegação à esquerda, clique em ‘Preferências’.
Em seguida, vá para ‘Minha Sala Pessoal’.
As configurações pessoais da sua sala serão abertas. Role para baixo até a configuração "Bloqueio automático". Em seguida, clique na caixa de seleção ao lado dele para selecioná-lo.
Ao selecioná-lo, o menu suspenso de tempo se tornará clicável. Clique nele e selecione '0' nas opções.
Em seguida, clique no botão ‘Salvar’.
Agora, todas as suas salas de reuniões pessoais terão uma sala de espera por padrão.
Observação: Para poder admitir pessoas do lobby em uma reunião bloqueada, você deve usar o aplicativo de desktop Webex Meetings, o app de desktop Webex Teams ou a sala registrada em nuvem Cisco Webex ou dispositivo de mesa. Caso contrário, você não poderá admitir pessoas sem desbloquear a reunião.
Como usar uma sala de espera com uma reunião agendada
Para reuniões agendadas, ter uma sala de espera é particularmente importante. Se outros participantes chegarem antes do anfitrião, eles devem estar na sala de espera de onde o anfitrião pode deixá-los entrar.
Mas, anteriormente, você não podia ter essa funcionalidade de sala de espera em uma reunião agendada no Webex. Todos os participantes que chegaram antes do organizador não conseguiram ingressar na reunião se ela estivesse bloqueada. Eles tiveram que se atualizar e tentar voltar à reunião após a chegada do anfitrião. Como você pode imaginar, isso não é nada intuitivo. Como um participante pode saber da chegada do anfitrião à reunião?
Mas a partir do Webex 40.9 em diante, você pode ter uma sala de espera para convidados em reuniões agendadas. Convidados são usuários que não fizeram login em suas contas Webex ou usuários externos que não têm uma conta Webex em seu site. Portanto, todos os convidados que chegarem antes do anfitrião terão que esperar na sala de reuniões. Mas qualquer membro da organização que chegue antes do anfitrião poderá ingressar diretamente.
Vá para webex.com e faça login no seu espaço de reunião. Em seguida, vá para ‘Reuniões’ no menu de navegação à esquerda.
Clique no botão ‘Agendar’ para agendar uma nova reunião.
Ou você também pode editar uma reunião previamente agendada com as novas configurações. Abra a reunião e clique no botão ‘Editar’.
Então, depois de agendar a reunião como faria, role para baixo e clique em ‘Mostrar opções avançadas’.
Algumas opções se expandirão abaixo dele. Clique em ‘Opções de programação’.
Em Opções de agendamento, vá para ‘Reuniões desbloqueadas’. A configuração padrão para esta opção é "Convidados podem ingressar na reunião". Clique no botão de opção "Os convidados aguardam no saguão até que o anfitrião os aceite" para selecioná-lo.
Agora, assim como nas configurações da sua sala de reuniões pessoais, você verá a opção de "Bloqueio automático". Isso pode levá-lo a se perguntar por que você simplesmente não pode bloquear a reunião para habilitar a sala de espera como nas salas de reuniões pessoais.
Apenas bloquear a reunião sem ativar a configuração anterior não criará uma sala de espera para os convidados que chegarem antes do organizador. Em vez disso, eles entrariam diretamente na reunião. Portanto, habilitar a opção anterior é importante. Mas também é importante lembrar que isso só cria uma sala de espera até você entrar na reunião. Para criar uma sala de espera para depois, você precisa bloquear a reunião.
Agora, você pode ativar o ‘Bloqueio automático’ ao agendar a reunião ou pode bloquear a reunião na barra de ferramentas da reunião depois de entrar na reunião; depende inteiramente de você. Assim que a reunião for bloqueada, todos os participantes, convidados e membros da organização terão que passar pela sala de espera.
Por fim, clique no botão ‘Salvar’ ou ‘Agendar’.
Para reuniões agendadas, não há uma opção genérica que crie uma sala de espera para cada reunião. Você terá que executar essas etapas para cada reunião que você agendar.
As salas de espera em uma reunião virtual são extremamente importantes para evitar contratempos. E embora você possa ter uma sala de espera em reuniões Webex, a mecânica não é tão simples e direta. Mas, depois de saber como, você pode garantir que suas reuniões sejam tão seguras quanto deveriam ser.