Use o recurso Controlar alterações no Excel para saber quem fez as alterações na pasta de trabalho, as alterações feitas e se deve aceitá-las ou não.
Digamos que você pediu a alguém para revisar ou colaborar em uma pasta de trabalho do Excel com você. E você pode querer acompanhar as alterações, inserções e exclusões que foram feitas nessa pasta de trabalho compartilhada. Você pode fazer isso com a ajuda do recurso Controlar alterações do Excel, você pode identificar quem fez as alterações e quais alterações eles fizeram em sua planilha / pasta de trabalho compartilhada.
As planilhas do Excel não são rastreadas por padrão, então você não sabe quais alterações foram feitas, quem as fez ou quando. Mas quando o recurso Rastrear alterações está habilitado, o Excel descreve as revisões feitas por qualquer usuário em uma pasta de trabalho. Este é um guia passo a passo para controlar as alterações no Microsoft Excel.
Como ativar o controle de alterações no Excel
Quando terminar de inserir todos os dados na planilha, ative o "recurso Controlar alterações" antes de compartilhar a pasta de trabalho do Excel para revisão. Depois que eles concluem a revisão, você pode comparar seus dados originais com os dados alterados e, em seguida, optar por aceitar ou rejeitar suas alterações. Em seguida, você pode desativar o controle de alterações.
Lembre-se de que este é tecnicamente um recurso legado, então você não verá a opção de controlar alterações no Excel 2019 e 365. Você só pode encontrar esse recurso na guia Revisão do Excel 2016 e versões anteriores.
Para ativar o controle de alterações no Excel, vá para a guia ‘Revisar’ e clique em ‘Rastrear alterações’. Em seguida, selecione ‘Destacar alterações’ no menu suspenso.
Uma caixa de diálogo Realçar alterações será aberta. Nesse caso, marque a caixa de seleção ‘Rastrear alterações durante a edição’.
Agora temos três opções quando, quem e onde. A caixa 'Quando' nos permite escolher desde quando queremos rastrear as alterações, escolha entre 'Desde a última vez que salvei, Tudo, Ainda não revisado ou Desde a data (data específica)'. Aqui estamos selecionando ‘Todos’ na caixa Quando.
E estamos escolhendo, ‘Todos’ na área de Quem. Você também pode optar por controlar apenas as alterações feitas por usuários específicos ou todos com essa opção.
Se você deseja que as alterações sejam rastreadas em toda a planilha, simplesmente deixe esta caixa desmarcada. marque a caixa ‘Destacar alterações na tela’ e clique no botão ‘OK’.
Ou, se quiser acompanhar as alterações apenas em alguma parte da planilha, você pode especificar o intervalo de células. Clique na caixa ‘Onde’ e selecione o intervalo de células na planilha. Em seguida, clique em ‘OK’.
Clique em ‘OK’ para salvar a pasta de trabalho.
Em seguida, na guia ‘Revisar’, selecione a opção ‘Compartilhar pasta de trabalho’.
Na caixa de diálogo Compartilhar pasta de trabalho, certifique-se de que a caixa de seleção "Usar o recurso de pastas de trabalho compartilhadas antigas em vez da nova experiência de coautoria" esteja marcada. Em seguida, clique em ‘OK’.
Por fim, selecione ‘Proteger pasta de trabalho compartilhada’ na guia Revisão. Isso abrirá a caixa de diálogo Proteger pasta de trabalho compartilhada. Na caixa de diálogo Proteger pasta de trabalho compartilhada, marque a opção ‘Compartilhando com alterações de rastreamento’ para impedir que alguém remova o histórico de rastreamento. Em seguida, clique em ‘OK’.
Depois disso, salve o arquivo e compartilhe sua planilha com seus colaboradores para revisão.
Como visualizar e aceitar ou rejeitar alterações
Depois que todos os seus colaboradores revisaram sua pasta de trabalho e fizeram algumas alterações, você pode optar por aceitar ou rejeitar essas alterações.
Agora, se qualquer alteração for feita na planilha, isso será mostrado por uma borda colorida da célula e um pequeno triângulo no canto superior esquerdo da célula.
Para verificar os detalhes, basta mover o cursor sobre a célula com o pequeno triângulo no canto superior esquerdo. Uma caixa de comentário é exibida com quais alterações foram feitas, quem as fez e quando foram feitas. Se vários revisores fizerem alterações em sua planilha, cada revisor receberá uma caixa de cor diferente.
Vá para a guia ‘Review’ e selecione ‘Track Changes’ no grupo Changes. Desta vez, selecione a opção ‘Aceitar ou rejeitar alterações’ no menu suspenso.
Na caixa de diálogo ‘Selecionar alterações para aceitar ou rejeitar’, clique em ‘OK’ para continuar.
Em seguida, uma caixa de diálogo ‘Aceitar ou rejeitar alterações’ será aberta, aqui você pode aceitar as alterações uma por uma ou aceitar / rejeitar todas as alterações de uma vez. Aqui, a primeira alteração encontrada na planilha aparecerá primeiro. No nosso caso, a primeira alteração encontrada foi que o valor da célula B11 mudou de 16,99 para 17,99. Depois de aceitar ou rejeitar, a próxima alteração será carregada em seguida.
Ao clicar em ‘Aceitar’, a alteração feita será aplicada à sua planilha. Se você ‘Rejeitar’, a mudança será revertida.
Criação de um arquivo separado para listar o histórico de alterações
Em vez de ver as alterações na mesma planilha, você também pode ver a lista de alterações em uma planilha separada chamada ‘Histórico’. A folha de histórico listará todos os detalhes sobre as mudanças que foram feitas.
Para visualizar o histórico, selecione ‘Rastrear alterações’ na guia Revisão e clique em ‘Destacar alterações’ no menu suspenso.
Na caixa de diálogo Destacar alterações, certifique-se de marcar a caixa de seleção ‘Listar alterações em uma nova planilha’ na parte inferior antes de clicar em ‘OK’.
Isso criará uma nova planilha chamada ‘Histórico’, que listará todos os detalhes sobre as alterações feitas na pasta de trabalho.
Basta salvar o arquivo novamente para remover a planilha de histórico da pasta de trabalho.
Como desativar o controle de alterações no Excel
Depois de terminar a revisão, você pode desativar o recurso de controle de alterações na pasta de trabalho. Isso removerá todos os detalhes rastreados (destaques nas células) e interromperá o rastreamento de quaisquer outras alterações em sua pasta de trabalho.
Você precisa desproteger a pasta de trabalho antes de desligar as alterações de controle. Para fazer isso, basta clicar na opção ‘Desproteger pasta de trabalho compartilhada’ na guia ‘Revisar’.
Para desligar as alterações de rastreamento, vá para a guia ‘Revisar’ e selecione Controlar alterações> Destacar alterações.
Na caixa de diálogo Destacar alterações, desmarque a caixa ao lado de ‘Rastrear alterações durante a edição’ e clique em ‘OK’.
O recurso Controlar alterações no Excel agora está desativado.