Neste tutorial, você pode aprender como localizar e substituir texto, texto com formatação, caracteres especiais ou caracteres não separáveis no Word.
Suponhamos que você seja um assistente jurídico e acabou de digitar um longo documento jurídico ou um contrato para seu cliente, apenas para descobrir que digitou incorretamente o nome do seu cliente ou o nome de uma empresa incorreta várias vezes em todo o documento. E não tem tempo para localizar e substituir manualmente todas as instâncias do texto. O que você faria? Não entre em pânico - você pode consertar isso facilmente com o recurso Localizar e Substituir do MS Word.
Localizar e substituir é um dos recursos mais úteis do Microsoft Word que pode ser usado para localizar um caractere, uma palavra ou frase em um documento e substituí-los. Você também pode localizar e substituir texto em uma seção específica do texto ou em um documento inteiro.
Você não apenas pode localizar uma palavra específica e substituí-la por outra, mas também localizar texto com base em sua formatação, usando curingas e com prefixo ou sufixo correspondente. Também permite localizar e substituir texto com formatação específica, caracteres não imprimíveis ou caracteres especiais. Nesta postagem, você aprenderá como localizar e substituir texto no MS Word.
Encontre texto no Microsoft Word
Para começar, vamos ver como encontrar texto no Excel usando o painel de navegação ou a ferramenta Localizar e Substituir. Em seguida, exploraremos como usar a ferramenta Localizar e Substituir para substituir texto com base em diferentes opções.
Encontrar Texto
Você pode usar o painel de navegação para pesquisar um caractere, uma palavra ou um grupo de palavras. E você pode acessar este painel de navegação a partir da Faixa de Opções ou pressionando uma tecla de atalho Ctrl + F.
Para acessar o painel de Navegação (Comando Localizar), primeiro abra a Palavra na qual deseja pesquisar o texto. Em seguida, vá para a guia ‘Página inicial’ e clique no botão ‘Encontrar’ do grupo Edição na faixa de opções. Ou você pode pressionar as teclas de atalho Ctrl + F no teclado.
Isso abrirá o painel de navegação à esquerda da janela. Digite o texto ou frase que deseja encontrar na caixa de texto ‘Pesquisar documento’ no painel de navegação e pressione ‘Enter’. Conforme você digita, a ferramenta mostra todas as correspondências relacionadas. Em nosso exemplo, digitaremos ‘Tate’.
O comando Localizar procura todo o texto correspondente no documento e os destaca em amarelo. O painel de navegação mostra todas as ocorrências da palavra de pesquisa (Tate) como uma prévia dos resultados
A ferramenta não apenas destaca as palavras exatas, mas também destaca as palavras parcialmente correspondentes.
Você pode usar as setas para cima e para baixo ao lado da caixa de texto para pular para o resultado da pesquisa Anterior ou Próxima. Ou você pode clicar em um dos resultados abaixo do campo de pesquisa para ir diretamente para ele.
Em vez de pesquisar um texto ou frase em um documento inteiro, você também pode pesquisar um documento grande por títulos. Para fazer isso, clique na guia ‘Títulos’ e selecione um título no painel de Navegação para navegar pelos títulos no documento.
Para pesquisar páginas no Word, clique na guia ‘Páginas’ no painel de navegação e selecione uma das imagens em miniatura de todas as suas páginas que deseja ver. Em seguida, você pode pesquisar um texto específico nessa página.
Quando terminar de editar o documento, feche o painel de navegação e os destaques desaparecerão.
Pesquisa Avançada
Se estiver procurando palavras ou frases mais específicas, por exemplo, palavras com uma determinada fonte ou estilo, caracteres especiais ou apenas palavras inteiras, você pode usar o recurso Localização Avançada para rastreá-las. Esta ferramenta permite que você personalize sua pesquisa com várias opções. Veja como:
Vá para a guia ‘Página inicial’, clique na seta para baixo ao lado do ícone ‘Encontrar’ no grupo de edição e selecione ‘Pesquisa avançada’. Ou pressione Ctrl + H teclas de atalho para abrir a ferramenta Localizar e Substituir.
Ou você pode até iniciar a ferramenta Localizar e Substituir no painel de Navegação clicando no ícone da lupa na caixa de texto Pesquisar Documento e selecionando a opção ‘Localização Avançada’.
A caixa de diálogo Localizar e substituir será exibida. Aqui, você pode fazer uma pesquisa básica, mas se quiser personalizar sua pesquisa com mais opções, clique no Mais >> botão.
Ao expandir o botão Mais, você encontrará mais opções com as quais pode fazer pesquisas mais avançadas.
Selecione uma ou mais opções na seção Opções de pesquisa e clique em ‘Encontrar próximo’ para visualizar o resultado.
- Caso de compatibilidade: Se a caixa Match case estiver marcada, ela procura o texto que corresponde exatamente às letras maiúsculas e minúsculas que você digita no campo ‘Localizar’.
- Encontre apenas palavras inteiras: Esta opção localiza o texto que não é parcial ou parte de outra palavra, apenas localiza as palavras inteiras que correspondem exatamente.
- Use caracteres curinga: Esta opção é o oposto da opção ‘Encontrar apenas palavras inteiras’. Os curingas que você pode usar são curingas de um único caractere (?) E vários caracteres (*). Por exemplo, quando você está pesquisando por “Parede *”, você obterá Paredes, Wallmart ou Papel de parede, etc.
- Soa como: Esta opção encontra palavras ou frases que soam foneticamente semelhantes, como ‘olhos’ ao pesquisar ‘gelo’ ou ‘formiga’ para ‘tia’.
- Encontre todos os formulários do Word: Esta opção encontra todas as variantes de palavras (todas as formas verbais). Por exemplo, quando você pesquisa natação, você encontrará natação, natação e natação.
- Prefixo de correspondência: Isso procura por palavras com os mesmos prefixos. Por exemplo, pesquise por hype e você pode ficar hiperativo, hipersensível, hipercrítico.
- Sufixo de correspondência: Isso procura por palavras com os mesmos sufixos. Por exemplo, pesquise menos e você poderá obter infinito, eterno, sem lei, sem esforço.
- Ignorar caracteres de pontuação: Esta opção permite que você ignore os caracteres de pontuação em um texto durante a pesquisa. Por exemplo, encontrar a palavra ‘Sra. Jones 'quando você pesquisou por' Sra. Jones '.
- Ignore os caracteres de espaço em branco: Esta opção permite que você ignore os espaços em branco entre eles. Por exemplo, encontrar a palavra 'Dias são bons' quando você pesquisou por 'Dias bons'.
Aplicaremos algumas dessas opções e veremos como funciona com um exemplo.
Caso de compatibilidade
Por exemplo, digamos que pesquisamos a palavra ‘REVISTA’ em letras maiúsculas sem a opção de maiúsculas e minúsculas ativada. Digite a palavra no campo ‘Encontre o que’ e clique no botão ‘Encontrar Próximo’.
Na lista suspensa 'Pesquisar' em Opções de pesquisa, você escolhe 'Para baixo' para começar a procurar de cima para baixo no documento, escolha 'para baixo' para começar a olhar de baixo para cima no documento ou 'Todos' para pesquisar em todo o documento.
Ao clicar em ‘Encontrar próximo’, a primeira instância da palavra será destacada em cinza. Quando você clicar em ‘Encontrar próximo’ novamente, ele selecionará a próxima instância da palavra. Conforme você clica em Find Next todas as vezes, ele realça a palavra correspondente, uma de cada vez.
Se você quiser destacar todas as ocorrências da palavra de uma vez, clique no botão ‘Destaque de leitura’ e selecione ‘Destaque tudo’.
Você obteria várias correspondências com a palavra destacada em amarelo.
Mas se procurássemos a mesma palavra (maiúscula) com a caixa de correspondência ativada, não obteríamos resultados. Porque a ferramenta procura apenas a palavra que corresponda exatamente às letras maiúsculas que digitamos anteriormente.
Encontre todos os formulários do Word
Em outro exemplo, se pesquisássemos a palavra ‘escrever’ com a configuração ‘Encontrar todas as formas de palavras (inglês)’ ativada, obteríamos todas as variantes da palavra.
O Word encontrará todas as formas verbais da palavra, conforme mostrado abaixo.
Pesquisa Avançada com Formatação
Você também pode pesquisar por determinada palavra ou frase com formatação específica aplicada.
Para encontrar palavras com formatação, primeiro digite a palavra na caixa ‘Encontrar’ e clique no botão suspenso ‘Formatar’ na parte inferior da caixa de diálogo Encontrar e Substituir. Em seguida, escolha o formato em que deseja procurar a palavra.
Você pode até encontrar palavras com formato de fonte específico, parágrafos com alinhamento e formato específicos, tabulações, palavras em um determinado idioma, quadro de texto, estilo e realce.
Vamos pesquisar a palavra com um determinado formato de fonte, então estamos escolhendo 'Fonte'. Na janela Find Font, especifique o formato conforme mostrado abaixo e clique em ‘OK’.
O formato escolhido 'Fonte: (Padrão) STXingkai, Itálico' aparecerá na caixa de texto 'Localizar' na caixa de diálogo Localizar e Substituir. Agora clique em ‘Destacar tudo’ para encontrar as palavras correspondentes a esse formato.
Como você pode ver, a ferramenta destaca apenas as palavras com aquele formato de fonte específico, embora não destaque a mesma palavra correspondente em um formato de fonte diferente.
Para limpar a formatação da pesquisa, clique no botão ‘Sem formatação’ na parte inferior da caixa de diálogo Localizar e substituir.
Encontrar texto apenas com formatação
Você pode até encontrar textos apenas com formatação. Você não precisa nem digitar uma palavra ou frase, você pode apenas especificar o único formato do texto.
E a ferramenta encontrará para você todas as palavras ou frases com o formato correspondente.
A ferramenta Localizar e Substituir também permite que você encontre caracteres / caracteres especiais ininterruptos ou palavras com caracteres especiais, escolhendo o (s) caractere (s) no botão suspenso "Especial" na parte inferior da caixa de diálogo Localizar e Substituir.
Encontre e substitua texto no MS Word
Até agora, você aprendeu como localizar texto e como localizar texto com opções avançadas, agora vamos ver como substituir o texto encontrado.
A função Substituir permite que você encontre uma palavra ou um grupo de palavras e substitua por outra ou encontre uma palavra com base na formatação do texto e substitua-a por outro texto, ou encontre uma palavra específica e substitua sua formatação, ou encontre e substitua caracteres com outros caracteres especiais ou palavras.
Localizar e substituir texto
Para localizar e substituir uma palavra ou frase específica por outra, navegue até o grupo Edição na guia ‘Página inicial’ e clique no comando ‘Substituir’. Como alternativa, você também pode pressionar o atalho do teclado Ctrl + H.
Isso abrirá a caixa de diálogo Localizar e substituir. Na caixa de diálogo Localizar e substituir, preencha os dois campos:
- Digite o texto que deseja pesquisar no campo ‘Encontre o quê:’.
- Digite o texto que deseja substituir no campo ‘Substituir por:’.
Depois de inserir os textos necessários, você pode clicar no botão ‘Substituir’ para substituir o texto um por um ou ‘Substituir tudo’ para substituir todas as ocorrências da palavra de uma vez.
Substituir todo o texto pode causar erros no documento, se você não for cuidadoso. Por exemplo, se você estiver substituindo todas as palavras ‘Ele’ por ‘Ela’, também pode substituir as palavras Cabeça por Shead, ajuda com Shelp, aquecer por Sheat e assim por diante. Então, às vezes, é melhor substituí-los um de cada vez.
Clique em ‘Find Next’ para encontrar a primeira instância do texto destacada em cinza e clique em ‘Find Next’ novamente para pular para a próxima instância.Revise cada instância e clique em ‘Substituir’ para trocar o texto atualmente destacado.
Você pode clicar na barra de título da caixa de diálogo Localizar e substituir e arrastá-la para ver os resultados por trás dela.
Quando terminar, clique no botão ‘Fechar’ para fechar a caixa de diálogo.
Observação: Se você deixar o campo ‘Substituir por’ em branco, o texto da pesquisa no campo ‘Localizar’ será excluído do documento.
Texto de localização e substituição avançada
Se você deseja substituir palavras mais específicas, como palavras com pontuação, letras maiúsculas, determinada fonte ou estilo, ou mesmo caracteres especiais, pode usar as opções de pesquisa avançada da ferramenta Localizar e Substituir.
Para acessar as opções avançadas de Localizar e Substituir, clique no botão ‘Mais >>’ na parte inferior da caixa de diálogo.
Aqui, você tem várias opções de pesquisa e substituição que pode usar para restringir sua pesquisa.
Conforme discutimos anteriormente na seção Localização Avançada, você já sabe para que serve cada opção nas Opções de Pesquisa.
Selecione uma ou mais opções em Opções de pesquisa e clique em ‘Localizar próxima’ para encontrar as palavras correspondentes ou clique em ‘Substituir’ para substituir uma instância por vez ou clique em ‘Substituir tudo’ para trocar todas as instâncias de uma vez.
Exemplo:
Como mencionamos antes, esta ferramenta encontra as combinações de caracteres de uma palavra dada, mesmo como parte de outras palavras.
Por exemplo, quando procuramos a palavra ‘Tate’ no documento, ela encontra essa combinação de caracteres até mesmo como parte de outras palavras como ‘Estados Unidos’.
E isso não é ideal quando substituímos essas palavras. Além disso, se você tiver centenas de correspondências, demoraria uma eternidade para substituir as palavras uma por uma.
Para corrigir isso, marque a opção ‘Encontrar apenas palavras inteiras’, para encontrar as palavras que não são parciais ou parte de outras palavras, ele apenas encontra palavras inteiras que correspondam exatamente. Aqui, também verificamos a opção ‘Diferenciar maiúsculas de minúsculas’ para garantir que corresponda às letras maiúsculas e minúsculas exatas também. Em seguida, clique em ‘Substituir’ ou ‘Substituir tudo’ para substituir as palavras.
Você pode usar o restante das opções acima de maneira semelhante para personalizar sua pesquisa para encontrar palavras específicas.
Encontrar texto e substituir formatação
Você também pode localizar uma palavra específica e substituí-la pela mesma palavra, mas com formatação específica, ou substituí-la por outra palavra com formatação.
Por exemplo, queremos encontrar e substituir toda a palavra ‘Lytle’ por um formato de fonte específico. Para substituir a formatação, digite a palavra que deseja encontrar no campo ‘Encontrar’ e selecione a opção ‘Encontrar apenas palavras inteiras’ para pesquisar apenas a palavra inteira. Em seguida, clique no botão ‘Formatar’ na parte inferior da caixa de diálogo e escolha ‘Fonte’.
Você pode substituir palavras por outras opções de formatação, como Estilo, Parágrafo, Quadro e assim por diante.
Na caixa de diálogo Substituir fonte, escolha o estilo de formato desejado, como fonte, estilo da fonte, cor da fonte, etc. No nosso caso, estamos escolhendo a fonte ‘Elefante’ e o estilo ‘Itálico’. Em seguida, clique em ‘OK’ para aplicar.
De volta à caixa de diálogo ‘Localizar e substituir’, você pode ver que a formatação escolhida está definida para ‘Substituir por:’. Como estamos apenas substituindo a formatação da palavra, deixe o campo ‘Substituir por:’ em branco. Em seguida, clique no botão ‘Substituir’ ou ‘Substituir tudo’ para substituir a formatação.
Depois de clicar no botão ‘Substituir tudo’, uma caixa de mensagem aparecerá informando quantas substituições foram feitas (em nosso caso, 222).
Como você pode ver, todas as instâncias da palavra ‘Lytle’ são substituídas pela formatação especificada.
Encontre texto com uma formatação específica e substitua
Se você deseja localizar um texto que possui um determinado estilo de formatação e substituí-lo por outro texto, sem alterar a formatação ou com formatação diferente, pode fazê-lo aplicando essa formatação à palavra Find. Veja como você faz isso:
Por exemplo, queremos localizar e substituir o texto 'Leatherman', que possui uma formatação particular (Fonte: Texto em inglês antigo MT, Estilo: Itálico, Cor: Azul, Acento 5), pelo texto 'Lincoln' (sem alterar a formatação )
Primeiro, digite o texto que deseja pesquisar (no nosso caso, Leatherman) no campo ‘Encontre o quê’. Em seguida, clique no botão ‘Formatar’ e escolha as opções conforme necessário (Fonte).
Na caixa de diálogo Localizar fonte, selecione a formatação necessária com a qual encontraremos o texto. Em nosso exemplo, o texto ‘Leatherman’ está na formatação ‘Font: Old English Text MT, Style: Italic e Color: Blue, Accent 5’. Assim que as opções forem selecionadas, clique em ‘OK’.
Agora, as opções de formatação selecionadas devem aparecer no campo de texto ‘Find What’ em Find and Replace.
Em seguida, digite o texto que deseja substituir (Lincon) no campo ‘Substituir por:’ e clique em ‘Substituir tudo’. Você também pode adicionar formatação ao texto de substituição, se desejar.
Depois de clicar em ‘Substituir tudo’, todas as instâncias serão substituídas e um prompt mostrará quantas substituições foram feitas.
Como você pode ver, todas as instâncias de ‘Leatherman’ com formatação foram substituídas por ‘Lincoln’ sem alterar a formatação.
Localizar e substituir caracteres especiais / caracteres não imprimíveis
O recurso localizar e substituir também pode ajudá-lo a encontrar caracteres de caracteres especiais e substituí-los por outros caracteres especiais, como ®, é, ä ou qualquer outro caractere listado na caixa de diálogo Símbolo. Você também pode localizar e substituir caracteres não imprimíveis, como quebras de linha manuais, caracteres de tabulação, marcas de parágrafo, etc. Você pode até mesmo substituir caracteres especiais por texto e vice-versa.
Por exemplo, se você deseja localizar e substituir a palavra 'protegido' por 'protegido', digite 'protegido' na caixa Localizar e digite 'protegido' na caixa 'Substituir por'. Em seguida, clique em ‘Substituir’ ou ‘Substituir todos’ para substituí-los.
Como você pode ver, os textos encontrados são substituídos por um texto de substituição com caracteres especiais.
Às vezes, você deseja substituir as quebras de linha manuais (caracteres não imprimíveis) por marcas de parágrafo; nesses casos, você precisa inserir o respectivo código de caractere nas caixas "encontrar o quê" e "substituir por".
Por exemplo, queremos substituir todas as quebras de linha manuais nos documentos por marcas de parágrafo. O código de caractere para uma quebra de linha manual e marca de parágrafo é ‘^ l’ e ‘^ p’ respectivamente. Você pode digitar o código ou, se não souber o código, use o botão ‘Especial’ para inserir o código.
Para inserir caracteres não separáveis, primeiro selecione a caixa de texto onde deseja inserir. Em seguida, clique no botão ‘Especial’ na parte inferior da caixa de diálogo Localizar e Substituir e selecione um item da lista.E a ferramenta irá inserir automaticamente o respectivo código de caractere na caixa de texto.
No exemplo, estamos escolhendo ‘Quebra de linha manual’ para o campo ‘Encontrar o que’.
E ‘Marca de parágrafo’ para ‘Substituir por’.
Em seguida, clique em ‘Encontrar próximo’ para ver onde as quebras de linha estão localizadas. Agora, clique em ‘Substituir tudo’ para substituir todas as quebras de linha manuais nos documentos.
Como você pode ver abaixo, as quebras de linha manuais foram substituídas por marcas de parágrafo.
Da mesma forma, você também pode substituir caracteres não separáveis / caracteres especiais por texto e vice-versa.
Isso é tudo que você precisa saber sobre como localizar e substituir texto no Microsoft Word.