Você pode verificar se há erros de ortografia em uma única célula, em várias células, em uma planilha inteira, em várias planilhas ou em toda a pasta de trabalho do Excel.
A maioria das pessoas conhece os recursos de verificação ortográfica e AutoCorreção do Microsoft Word e Powerpoint, mas você sabe que o MS Excel também facilita a funcionalidade de verificação ortográfica. Não é tão poderoso e avançado quanto o do Word, mas oferece funções básicas de verificação ortográfica. Ele permite que você verifique a ortografia das palavras nas células das planilhas e certifique-se de que suas planilhas estejam livres de erros.
Ao contrário do Microsoft Word e PowerPoint, o Excel não verifica automaticamente se há problemas de gramática ou a ortografia enquanto você digita (sublinhando-os em vermelho). O MS Excel só o notificará sobre erros de ortografia quando você executar a funcionalidade de verificação ortográfica manualmente. Além disso, o Excel não verifica erros gramaticais.
Na maioria das vezes, ignoramos os erros de ortografia no Excel, porque geralmente trabalhamos com números e fórmulas. Mas, às vezes, você precisa verificar se cometeu algum erro de ortografia ao criar alguns relatórios e conjuntos de dados que podem ter textos como rótulos de colunas e linhas ou em uma planilha inteira. Vamos aprender como realizar uma verificação ortográfica em uma única célula, várias células, uma planilha inteira, várias planilhas de uma vez ou a pasta de trabalho inteira.
Como fazer a verificação ortográfica no Excel
Você pode facilmente realizar uma verificação ortográfica no Microsoft Excel seguindo estas etapas:
Existem duas maneiras de executar o recurso de verificação ortográfica no Excel: Você pode acessar a ferramenta a partir da Faixa de Opções do Excel ou usando o atalho do teclado.
Primeiro, abra uma planilha com alguns erros de ortografia e selecione qualquer célula. Vá para a guia ‘Revisão’, clique no botão ‘Ortografia’ à esquerda no grupo Revisão da Faixa de Opções do Excel.
Como alternativa, você também pode pressionar a tecla de função F7 de atalho do teclado para abrir a caixa de diálogo Ortografia. Se você selecionar qualquer célula da planilha, o Excel verificará automaticamente se há erros de ortografia em toda a planilha atual.
De qualquer forma, a caixa de diálogo Ortografia será aberta. O Excel começará a verificar os erros ortográficos na planilha e fornecerá sugestões para a grafia correta.
Na caixa de diálogo Ortografia, escolha uma sugestão na caixa ‘Sugestões:’ e clique no botão ‘Alterar’ para corrigir o erro ortográfico da palavra. Depois que a grafia for corrigida, ele passará para o próximo erro. Esta caixa só aparecerá para as células com palavras com erros ortográficos. Aqui, escolheremos a primeira palavra ‘Probabilidade’ da lista de sugestões para substituir a palavra incorreta ‘Propabilidade’ e clicaremos no botão ‘Alterar’.
Uma vez que toda a ortografia tenha sido corrigida, o Excel mostrará a você a opção ‘Verificação ortográfica concluída. Você está pronto para ir 'mensagem. Clique em ‘OK’ na caixa de prompt para continuar.
O Excel mostrará a caixa de diálogo Ortografia apenas se houver erros na planilha. Se nenhum erro for encontrado, o Excel mostrará a mesma mensagem acima.
Se o recurso de verificação ortográfica não estiver funcionando (ou seja, o botão ‘Ortografia’ na guia Revisão estiver esmaecido), provavelmente é porque sua planilha está protegida. ‘Desproteja’ sua planilha antes de verificar se há erros de ortografia.
Diferentes opções de caixa de diálogo de ortografia
Antes de aprendermos como realizar a verificação ortográfica de células, planilhas inteiras, planilhas múltiplas ou a pasta de trabalho inteira, devemos entender as diferentes opções na caixa de diálogo Ortografia e como personalizá-las. Você precisa escolher as opções apropriadas ao corrigir as palavras.
A seguir estão algumas das funções que você verá na caixa de diálogo Ortografia:
- Ignore uma vez - Quando a verificação ortográfica encontra uma palavra que identifica como um erro e a palavra está realmente correta para seus objetivos, clique no botão ‘Ignorar uma vez’ para ignorar a sugestão de erro da verificação ortográfica atual. Por exemplo. Nomes, endereços, etc.
- Ignore tudo - Clique nesta opção se quiser ignorar todas as ocorrências das palavras com erros ortográficos atuais e manter os valores originais. Por exemplo, se você tiver o mesmo nome repetido várias vezes, clicar nesta opção irá ignorar todas as palavras sem alterá-las e economizar seu tempo.
- Adicionar ao Dicionário - Se o Excel considerar a palavra atual um erro, mas for uma palavra correta e a que você usa com frequência, você pode adicionar essa palavra incorreta ao dicionário do Microsoft Excel, desde que a palavra seja usada corretamente. Isso fará com que a palavra se torne parte do dicionário da MS e não será sinalizada como um erro no futuro em nenhuma pasta de trabalho, bem como em outros produtos da Microsoft.
- Mudar - Quando um erro de verificação ortográfica é detectado, o Excel mostra uma lista de sugestões. Selecione uma das palavras sugeridas e clique neste botão para substituir a palavra com erros ortográficos atualmente selecionada pela correta.
- Mude tudo - Esta opção irá substituir todas as ocorrências de uma palavra incorreta, bem como a atual, pela sugestão selecionada.
- Auto correção - Clicar nesta opção permitirá que o Excel corrija a palavra incorreta automaticamente com a sugestão selecionada. Além disso, ele adicionará a palavra à lista de autocorreção, o que significa que se você digitar a mesma palavra incorreta no futuro, o Excel a converterá automaticamente para a sugestão selecionada.
- Idioma do dicionário - Você pode alterar o idioma do dicionário do Excel usando este menu suspenso.
- Opções - Este botão o levará para "Opções do Excel", onde você pode revisar ou modificar as configurações de verificação ortográfica padrão de acordo.
- Desfazer por último - Clique neste botão para reverter sua última ação.
Personalização das configurações do corretor ortográfico do Excel
Se você quiser alterar as configurações padrão da verificação ortográfica no Excel, clique em ‘Opções’ na caixa de diálogo Ortografia ou vá para a guia ‘Arquivo’ e clique em ‘Opções.
Na guia Correção das Opções do Excel, você encontrará as configurações padrão da verificação ortográfica, que podem ser personalizadas de acordo com suas necessidades e requisitos.
O Excel ignora palavras em maiúsculas (HEETHEN), texto que contenha números (Rage123), endereços IP / de arquivo ou códigos de internet e não serão considerados um erro. Além disso, ele sinaliza as palavras repetidas como um erro. Por exemplo, se você digitar “Diga olá para meu amiguinho”, o ‘a’ adicional será sinalizado como um erro. Você pode ativar ou desativar essas opções, se desejar.
Se você deseja adicionar ou editar o Dicionário do Excel, clique na opção ‘Dicionários personalizados’.
Em seguida, para editar a lista de palavras nos dicionários personalizados, selecione ‘CUSTOM.DIC’ na lista de dicionários e clique no botão ‘Editar lista de palavras…’.
Digite a palavra que deseja adicionar ao dicionário no campo ‘Palavra (s):’ e clique em ‘Adicionar’. Se você quiser remover uma palavra já adicionada da lista, selecione uma palavra e clique em ‘Excluir’ ou ‘Excluir tudo’ para remover todas as palavras. Em seguida, clique em ‘OK’ duas vezes para fechar as duas caixas de diálogo.
Além disso, qualquer palavra adicionada aos dicionários personalizados não será sinalizada como um erro em nenhum outro produto da Microsoft. Se você adicionou uma palavra ao dicionário personalizado no Excel, não será considerada um erro no Word ou Powerpoint e vice-versa.
Se você quiser alterar as configurações de AutoCorreção, clique em ‘Opções de AutoCorreção’ em Opções do Excel.
Aqui, você pode personalizar as configurações da AutoCorreção.
Ao digitar, você pode frequentemente errar a ortografia de algumas palavras várias vezes em sua planilha. Você pode corrigir esses erros adicionando essas palavras à sua lista de AutoCorreção. Dessa forma, o Excel corrigirá automaticamente essas palavras enquanto você escreve.
Para fazer isso, digite a palavra incorreta na seção ‘Substituir’ e selecione a palavra correta na lista abaixo ou digite-a na seção ‘Por’. Em seguida, clique em ‘OK’ para aplicar.
Verificação ortográfica de uma única célula / texto no Excel
O Excel permite que você verifique se há erros de ortografia em um único valor de célula (Word).
Para verificar a ortografia de qualquer célula em um documento Excel, selecione a célula e clique duas vezes nela ou pressione F2 para entrar no modo de edição. Certifique-se de estar no modo de edição na célula. Se você estiver no modo de edição, posicionará o cursor do texto na célula e ‘Editar’ na barra de status no canto inferior esquerdo da janela do Excel (conforme mostrado abaixo).
Em seguida, clique no botão ‘Ortografia’ na guia Revisão ou pressione F7.
Se o Excel encontrar algum erro de ortografia, ele exibirá a caixa de sugestões, caso contrário, exibirá uma mensagem com a mensagem “A verificação ortográfica foi concluída”.
Selecione a palavra correta e clique em ‘Alterar’ para corrigir a grafia. Em seguida, clique em ‘OK’ na caixa de diálogo Verificação ortográfica completa.
Verificação ortográfica de várias células / palavras em uma única planilha
Se você quiser verificar a ortografia de várias células juntas, poderá fazer isso selecionando apenas essas células e usando a caixa de diálogo Ortografia. Este método é útil quando você deseja ignorar a coluna de nome ou endereço da verificação de erros porque nomes e endereços geralmente são sinalizados como erros de ortografia.
Primeiro, selecione as células ou intervalos ou colunas ou linhas que você deseja verificar quanto à ortografia. Se você estiver selecionando células adjacentes, simplesmente arraste o mouse ou as teclas Shift + seta para fazer a seleção.
Se você deseja selecionar células não adjacentes (células que não estão próximas umas das outras), você pode pressionar e segurar a tecla Ctrl e clicar nas células que deseja selecionar. Se você tiver um grande número de células para selecionar, pressione e solte Shift + F8 e clique em quantas células desejar para selecioná-las. Em seguida, pressione Shift + F8 novamente para desligar o modo de seleção.
Depois de selecionar as células, mude para a guia ‘Rever’ e selecione ‘Ortografia’ na faixa ou pressione F7.
A caixa de diálogo Ortografia aparecerá com algumas sugestões para substituir a primeira palavra incorreta (se o Excel encontrar alguma) nas células ou intervalos selecionados.
Em seguida, selecione a sugestão correta, clique na opção ‘Alterar’ ou use ‘AutoCorreção’ para selecionar automaticamente a grafia correta e passar para a próxima palavra com erro ortográfico.
Ou você também pode clicar em ‘Ignorar uma vez’ para dispensar a sugestão e passar para a próxima palavra com erro ortográfico.
Assim que a primeira palavra com erros ortográficos tiver sido corrigida, ele mostrará sugestões para a próxima palavra com erros ortográficos na mesma caixa de diálogo. Escolha as opções apropriadas para corrigir o erro. Da mesma forma, você pode corrigir todas as palavras com erros ortográficos, uma por uma.
Depois que todas as palavras com erros ortográficos forem corrigidas, você verá o prompt "sucesso".
Verificação ortográfica de toda a planilha
Para verificar a ortografia de uma planilha inteira no Excel, selecione qualquer célula da planilha que deseja verificar ou clique na guia da planilha em que deseja executar a verificação ortográfica e clique na opção 'Ortografia' (ou pressione F7 ) na guia "Revisão".
O Excel começará a verificar os erros e dará sugestões para corrigi-los.
Quando você executa a verificação ortográfica, ela verifica a ortografia a partir da célula atualmente selecionada e em diante até o final da planilha. Se você selecionar a célula A1, o Excel começará a verificar todas as células na primeira linha (da esquerda para a direita), então vai para a segunda linha e verifica todas as células na segunda linha (da esquerda para a direita) e então vai para o terceira linha e assim por diante.
Por exemplo, se você selecionar A4, ele simplesmente percorrerá todas as células da Linha 4 (horizontalmente) e, em seguida, as linhas abaixo dela. Depois de verificar todas as células após A4, o Excel mostrará uma caixa de prompt, “Deseja continuar a verificação no início da planilha?”. Clique em ‘Sim’ para continuar a verificação ortográfica desde o início, conforme mostrado abaixo.
Verificar a ortografia de várias folhas de uma só vez
No Excel, você pode verificar a ortografia de várias planilhas juntas. Veja como:
Para verificar a ortografia de várias planilhas, pressione e segure a tecla Ctrl e selecione as guias de várias planilhas que deseja verificar. Inicie a verificação ortográfica clicando no botão ‘Ortografia’ na guia ‘Revisão’ ou pressionando F7.
Isso iniciará o processo de verificação ortográfica e, um por um, todos os erros aparecerão na caixa de diálogo.
Escolha as opções apropriadas para corrigir todos os erros e uma caixa de diálogo solicitará para notificá-lo com uma mensagem de confirmação.
Verificação ortográfica de todas as planilhas de uma pasta de trabalho de uma só vez
Se você tiver muitas planilhas em sua pasta de trabalho, poderá facilmente verificar a ortografia de todas de uma vez.
Para verificar a ortografia de todas as planilhas em uma pasta de trabalho, clique com o botão direito na guia de qualquer planilha e selecione ‘Selecionar todas as planilhas’ no menu de contexto.
Isso selecionará todas as planilhas em sua pasta de trabalho. Em seguida, pressione F7 ou clique no botão ‘Ortografia’ na guia Revisão da faixa de opções. Quando todas as planilhas forem selecionadas, todas as guias serão exibidas com um fundo branco, conforme mostrado abaixo.
Agora o Excel fará a verificação ortográfica de todas as planilhas da pasta de trabalho.
Verificação ortográfica de palavras em uma fórmula
Se você tentar verificar um texto que faz parte da fórmula, não funcionará e a verificação ortográfica será executada no início da planilha. Você só pode verificar um texto que está dentro da casca da fórmula no modo de edição.
Se você quiser verificar a ortografia das palavras em uma fórmula, clique duas vezes na célula com a fórmula ou selecione as palavras dentro da fórmula na barra de fórmulas. Em seguida, pressione F7 ou clique no botão ‘Ortografia’ na guia Revisão da faixa de opções para executar a verificação ortográfica.
Destacar erros de ortografia usando uma macro VBA do Excel
Você pode até usar a macro do Excel para localizar e destacar as palavras com erros ortográficos na planilha atual. Para isso, você deve criar uma macro no editor VBA. Veja como você faz isso:
Primeiro, abra a planilha na qual deseja destacar as palavras com erros ortográficos. Em seguida, clique no botão ‘Visual Basic’ na guia ‘Desenvolvedor’ ou pressione a tecla de atalho Alt + F11 para abrir o editor Excel VBA.
No editor do Microsoft VBA, clique no menu ‘Inserir’ e selecione a opção ‘Módulo’.
Em seguida, copie e cole o seguinte código no editor de módulo:
Sub ColorMispelledCells () Para Cada cl Em ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling (Word: = cl.Text) Then _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End SubDepois de colar o código, clique no botão ‘Executar’ na barra de ferramentas ou pressione a tecla ‘F5’ para executar a macro.
Depois de executar a macro, verifique sua planilha. E todas as células com palavras com erros ortográficos teriam sido destacadas como mostrado abaixo.
Isso é tudo que você precisa saber sobre a verificação ortográfica no Excel.