Não consegue agendar uma reunião Webex a partir do aplicativo? Visite o site Webex para agendar uma reunião sem precisar do Outlook.
O Cisco Webex Meetings não só permite que você hospede reuniões virtuais com seus colegas de trabalho, mas também compartilhe sua tela ou arquivos. Por ser integrado ao Outlook, geralmente as pessoas adoram agendar reuniões Webex no próprio Microsoft Outlook, pois é muito mais fácil. Caso você não tenha o Microsoft Outlook, ainda pode agendar uma reunião no aplicativo Webex.
Agende uma reunião no Webex
Em um navegador da web, acesse signin.webex.com e entre em sua conta Webex.
Depois de fazer login em sua conta, clique no botão ‘Agendar’ localizado na tela inicial (abaixo do seu nome).
Configure o tópico da reunião e a senha
Na página ‘Agendar uma reunião’, você pode começar a definir as configurações da reunião. Defina um ‘Tópico da reunião’ e ‘Senha da reunião’ nos respectivos campos.
O Webex pode gerar automaticamente uma senha de reunião segura para a reunião agendada. Você pode alterá-lo como desejar ou redefini-lo clicando no botão ‘Redefinir’ na extremidade do campo de senha.
Configurar data e hora para agendar a reunião
Depois de definir o tópico da reunião e a senha, clique em ‘Data e hora’ para abrir o menu do seletor de Data. Defina a data, hora e duração da reunião no menu pop-up e clique em ‘Concluído’ finalmente para salvar suas alterações.
Se você também precisar alterar o fuso horário, clique na opção de fuso horário ‘UTC - 11:00 ..’ localizada logo abaixo das opções de data e hora e defina um fuso horário apropriado para a reunião.
Agende uma reunião recorrente
Se você precisar agendar uma reunião recorrente, clique na caixa de seleção ‘Recorrência’ localizada logo abaixo da opção Fuso Horário. (Basta pular esta seção se você estiver agendando uma reunião única)
Aqui, você precisa configurar a frequência recorrente e o intervalo da reunião. Primeiro, clique em ‘Padrão de recorrência’ para selecionar a frequência de sua reunião na lista de opções.
Depois de selecionar uma frequência de reunião, você precisa escolher o intervalo recorrente. Neste exemplo, definimos o intervalo da reunião a cada duas semanas na sexta-feira. Da mesma forma, você pode escolher qualquer intervalo de acordo com sua necessidade. Lembre-se de que as configurações variam de acordo com o intervalo. Por exemplo, se você selecionou a frequência como ‘Mensal’, verá uma tela com opções diferentes da explicada aqui.
Finalmente, você deve decidir a data de término das reuniões recorrentes. Se você deseja definir uma data de término específica, clique na caixa de seleção ‘Término’ e selecione a data no menu do seletor de datas. Ou você pode clicar na caixa de seleção ‘Depois’ e inserir o número de reuniões recorrentes, se não quiser definir uma data de término específica. Se você não selecionar nenhuma dessas opções, ela será definida como ‘Sem data de término’ por padrão.
Adicionar participantes da reunião
Na caixa de campo ao lado de ‘Participantes’, digite os endereços de e-mail das pessoas que você gostaria de convidar para a reunião. Você pode usar uma vírgula para inserir vários endereços.
Usando opções de agendamento avançado
Antes de agendar a reunião, vamos verificar as opções avançadas de agendamento oferecidas pelo Webex.
Clique em ‘Mostrar opções avançadas’ localizado logo acima do botão ‘Programar’.
Adicionar agenda de reunião
Se precisar adicionar a pauta da reunião, clique no texto ‘Agenda’.
Após clicar em Agenda, digite a agenda da reunião (lista de coisas que serão discutidas) na caixa fornecida. Fornecer uma agenda ajudará os participantes a entender sobre o que é a reunião.
Configurar opções de agendamento
Depois de definir uma agenda, clique em ‘Opções de agendamento’ para definir outras configurações, uma por uma.
Se você deseja que seus participantes tenham uma conta Webex para ingressar na reunião, clique na caixa de seleção ‘Exigir conta’. Se você clicar na caixa de seleção ‘Excluir senha’, a senha da reunião não será enviada junto com o convite e você precisa enviá-la separadamente.
Configure o tempo de adesão para os participantes
Por padrão, os participantes / convidados podem ingressar na reunião 5 minutos antes do host. Para alterar esse valor, use o menu suspenso ao lado da opção ‘Ingressar antes do host’ e defina um valor diferente.
Configurar lembrete de e-mail
Por padrão, um e-mail de lembrete é enviado a todos os participantes, 15 minutos antes do início da reunião. Se você quiser alterar isso, clique em "Lembrete por e-mail" e selecione um valor diferente.
Finalize a reunião agendada
Depois de configurar a reunião totalmente, é hora de finalizá-la. Para fazer isso, clique no botão ‘Agendar’ na parte inferior da página.
Após finalizar a reunião, você será redirecionado para uma nova tela que mostra os detalhes da reunião que acabou de criar.
Se você precisa agendar uma reunião única ou recorrente, você pode fazer isso facilmente usando o site Webex.