Use as configurações de status no Microsoft Teams para informar sua equipe se você está disponível
O Microsoft Teams se tornou um dos aplicativos de Colaboração de Fluxo de Trabalho mais populares. E para as organizações que o usam, agora é o principal meio de comunicação entre os membros da equipe que ultrapassam o e-mail. E com razão. O Microsoft Teams tem muitas ferramentas para tornar a comunicação e a colaboração mais eficazes e produtivas do que os meios tradicionais.
Mesmo quando você está trabalhando em casa e não está presente no mesmo espaço físico, existem muitas ferramentas para evitar chances de falha de comunicação e manter a produtividade. Uma dessas ferramentas que você pode ter ignorado, mas na qual deve começar a prestar atenção, são as várias configurações de Status disponíveis no Microsoft Teams e todas as maneiras de usá-las.
Quais configurações de status estão disponíveis no Microsoft Teams
Existem dois tipos de configurações de status disponíveis à sua disposição em Equipes - Status de presença do usuário e Status personalizado.
O que é um status de presença do usuário
O Status de presença do usuário é a parte do seu perfil no Microsoft Teams (e também em todo o Microsoft 365) que permite que outros usuários saibam seu estado de disponibilidade. Ele aparece como um pequeno ponto verde / vermelho / amarelo / cinza ao lado da foto do seu perfil.
Uma olhada no status e outros membros de sua equipe saberão se você está online, em uma reunião, para não ser incomodado, etc. Você entendeu. A rigor, destina-se a permitir que outras pessoas saibam o estado geral de sua disponibilidade.
O que é um status personalizado
Além do status de presença do usuário, também há um status Personalizado no Microsoft Teams que você pode usar para permitir que outras pessoas saibam a circunstância exata de sua disponibilidade. Enquanto o status de presença do usuário só pode dizer a alguém que você está fora do balcão, o status personalizado pode informar os motivos exatos por trás desse status, como dizer a alguém que você está fora no almoço e que estará de volta em uma hora.
É uma pequena mensagem personalizada que você pode exibir por um breve período de tempo. Outros usuários podem ver quando passam o mouse sobre a foto do seu perfil. E também aparece quando alguém lhe envia uma mensagem por meio do bate-papo pessoal ou @ menciona você, se desejar.
Usando as configurações de status no Microsoft Teams
Definir seu status no Microsoft Teams para indicar sua disponibilidade para outros usuários é bastante fácil.
Configurando Seu Status de Presença
Você deve ter notado que, embora nunca tenha alterado suas configurações de status antes, há uma alteração automática em seu status de Presença. Isso ocorre porque o Microsoft Teams exibe automaticamente seu status dependendo das diferentes circunstâncias.
Você também descobrirá que certas opções de status não estão disponíveis para definir como seu status, mas você pode vê-las como o estado de presença de outros usuários. Como “Em uma reunião”, “Apresentando”, “Focalizando”, etc. Essas opções não estão apenas “indisponíveis” para você, elas não estão disponíveis para que ninguém as defina. Esses status são configurados pelo aplicativo, ou seja, o Microsoft Teams altera esses status. Pode alterá-los para "Em uma reunião" quando você está, bem, em uma reunião, ou "Apresentando" quando você está compartilhando a tela na reunião e assim por diante.
Mas as opções para você são limitadas. Para definir um status de presença configurado pelo usuário, clique no botão de perfil na barra de título do aplicativo Teams.
Um menu de contexto aparecerá. Vá para a opção Status (status atual) no menu.
O submenu aparecerá com as seguintes opções de status: Disponível, Ocupado, Não perturbe, Volto logo e Aparece ausente. Clique no status que deseja exibir. Também há uma opção "Redefinir status" se você quiser reverter a presença para o estado configurado pelo aplicativo.
Quando você define um status, ele substitui o status configurado pelo aplicativo na maioria dos casos, pois sua precedência é alta. Por exemplo, se você definir o status como ‘Não perturbe’, as equipes não irão alterá-lo para ‘Em reunião’ ou ‘Em uma chamada’ como faria normalmente.
No entanto, nem todas as estátuas configuradas pelo usuário são à prova de anulação. Mesmo se você definir seu status como ‘Disponível’, as equipes irão substituí-lo por ‘Ausente’ após detectar a inatividade por mais de cinco minutos na maioria das vezes.
Além disso, quando você define um status no Microsoft Teams, todos os estados têm um período de expiração padrão. Portanto, mesmo que se esqueça de alterar seu status, você não ficará no modo Não perturbe ou Ocupado para sempre.
| Estado configurado pelo usuário | Vencimento Padrão |
|---|---|
| Ocupado | 1 dia |
| Não perturbe | 1 dia |
| Outras | 7 dias |
Configurando o status personalizado
Para definir uma mensagem de status personalizada, clique no botão do perfil e vá para ‘Definir mensagem de status’ no menu.
A caixa de composição da mensagem de status será aberta. Componha o status que deseja exibir para outras pessoas; o comprimento máximo do status personalizado é 280 caracteres. Você também pode @mencionar alguém em seu status.
Depois de compor o status, marque a opção ‘Mostrar quando as pessoas me enviarem mensagens’ se desejar. Quando esta opção está habilitada, sempre que alguém lhe envia uma mensagem privada ou menciona @ você no canal, as equipes exibirão seu status acima da caixa de composição. Então, não haverá nenhuma chance no inferno de eles perderem seu status e culparem você mais tarde por não responder.
Você também pode definir a data de expiração para o status em cujo término, as equipes limparão seu status automaticamente. Por padrão, ele mostrará ‘Hoje’ como a opção selecionada. Clique nele para expandir o menu suspenso. Em seguida, selecione uma das opções de ‘Nunca’, ‘1 hora’, ‘4 horas’, ‘Hoje’, ‘Esta semana’. Você também pode selecionar 'Personalizado' para especificar uma data e hora.
Agora, toque em ‘Concluído’ para salvar o status.
Seu status personalizado será definido e visível para outras pessoas junto com seu estado de presença.
Dica: Há também um status Fora do Escritório que você pode definir no Microsoft Teams que, história engraçada, não pode ser definido no Microsoft Teams. Leia como definir Ausência Temporária no Microsoft Teams em nossa postagem detalhada no blog aqui.
Siga o status de outros usuários no Microsoft Teams
Além de definir seu próprio status para manter outras pessoas informadas, você também pode acompanhar o status de outros usuários em sua organização. Ao acompanhar o status de uma pessoa, você receberá uma notificação sempre que ela aparecer como Disponível ou Off-line. Você tem que admitir, receber notificações é melhor do que ficar perseguindo obsessivamente e esperar que elas apareçam online quando você tem algum negócio importante.
Clique no botão de perfil no Microsoft Teams e vá para a opção ‘Configurações’ no menu.
Vá para ‘Notificações’ no menu de navegação à esquerda.
Encontre a opção ‘Pessoas’ e clique no botão ‘Editar’ ao lado dela.
Agora, adicione a (s) pessoa (s) cujo status você deseja seguir e ser notificado sobre.
Você pode interromper essas notificações a qualquer momento clicando no botão ‘Desativar’ ao lado do nome da pessoa.
As configurações de status no Microsoft Teams são uma ferramenta valiosa à sua disposição para garantir que não haja espaço para falhas de comunicação. Você também pode usar várias configurações, como Não perturbe ou Focado, etc. para se certificar de que você pode se concentrar na tarefa em questão e que ninguém pode perturbá-lo. Você ainda recebe mensagens de pessoas, não apenas as notificações, então você pode permanecer na sua zona.