Agende reuniões importantes para que todos os membros possam comparecer
Plataformas de colaboração como o Microsoft Teams mudaram completamente o jogo de trabalho remoto, e com razão. Muitas organizações estão mudando de e-mails para aplicativos como o Microsoft Teams para comunicação entre colegas por causa dos recursos maravilhosos que essas plataformas oferecem.
Um dos recursos que o Microsoft Teams oferece e que os usuários em todo o mundo adoram é a capacidade de realizar reuniões agendadas na plataforma. Além das reuniões ad-hoc, os usuários também podem agendar reuniões. Anteriormente, apenas os assinantes do Microsoft 365 Business podiam realizar reuniões privadas ou de canal agendadas. Mas agora a Microsoft também adicionou a opção para usuários do Microsoft Teams Free. E agendar reuniões no Teams com membros da organização, bem como com pessoas de fora (geralmente conhecidos como convidados no mundo das reuniões do Microsoft Teams) é o mais fácil possível.
Como agendar uma reunião se você for um usuário do Microsoft Teams Free
Abra o aplicativo da área de trabalho do Microsoft Teams ou vá para teams.microsoft.com. Selecione a opção ‘Reuniões’ na barra de navegação à esquerda.
Observação: Se não houver a opção ‘Reuniões’, tente atualizar seu aplicativo de desktop Microsoft Teams, pois a nova opção apenas começou a ser implementada. Se atualizar para a versão mais recente ainda não mostrar a opção, a única coisa que resta é esperar que o recurso seja implementado para você.
A guia Reuniões será aberta. Você verá duas opções: ‘Reunir agora’ e ‘Agendar uma reunião’. Clique em ‘Agendar uma reunião’ para abrir a janela do agendador.
Dê um título à sua reunião e especifique uma data e hora para a duração da reunião. Em seguida, clique no botão ‘Agendar’.
As equipes irão agendar a reunião. Algumas opções para compartilhar o convite aparecerão em sua tela. Você pode compartilhar as informações da reunião copiando-as e enviando o link por e-mail ou qualquer aplicativo de mensagens, ou pode enviar o convite usando o Google Agenda ou o Calendário do Outlook criando um evento. Escolha a opção desejada.
Nota importante: Não pule esta etapa sem pelo menos copiar as informações da reunião. Depois de fechar esta janela, você não poderá acessar as informações novamente. Você também deve manter o link da reunião à mão para si mesmo, se optou por não criar um evento de calendário, pois atualmente o Microsoft Teams não tem um calendário embutido para que os usuários livres mantenham o controle das reuniões agendadas. Ou seja, você não poderá participar da reunião ou convidar outras pessoas para a reunião que acabou de agendar se pular esta etapa.
Atualmente, os usuários gratuitos só podem realizar reuniões agendadas em particular e não em canais. Portanto, apenas as pessoas com o link de convite da reunião podem entrar na reunião.
Como agendar uma reunião se você for um usuário empresarial do Microsoft 365
Os assinantes do Microsoft 365 Business podem agendar uma reunião no aplicativo Microsoft Teams ou também podem usar o Outlook para agendar uma reunião no Teams.
Agende uma reunião do Microsoft Teams
Abra o aplicativo de área de trabalho do Microsoft Teams ou vá para teams.microsoft.com e entre com sua conta da Microsoft. Em seguida, selecione a opção ‘Calendário’ na barra de navegação à esquerda.
No calendário, clique no botão ‘Nova reunião’ para agendar uma reunião.
A tela para a criação de uma nova reunião será aberta. Adicione um título para a reunião e digite os nomes dos participantes na caixa ‘Adicionar participantes obrigatórios’ para convidar as pessoas.
Se você quiser que alguém de fora da sua organização participe da reunião, digite o endereço de e-mail na caixa para enviar um link de convite para a reunião.
Depois de adicionar todos os participantes, defina a hora da reunião. Você também pode usar o ‘Assistente de programação’ para encontrar tempo livre na agenda de todos para definir um horário para a reunião que funcione para todos.
O Microsoft Teams também permite que a reunião se repita em uma determinada programação. Escolha a opção apropriada no menu suspenso. Se você não quiser repetir a reunião, deixe a configuração para ‘Não se repete’.
Em seguida, está a configuração para ‘Adicionar canal’ que determina as configurações de privacidade da reunião. Mantenha-o vazio para manter sua reunião privada. Para abrir a reunião para membros da equipe, selecione um canal. Você também pode escolher vários canais para a reunião.
A reunião será postada no canal que você escolher na guia ‘Postagens’, onde os membros da equipe podem definir agendas, compartilhar arquivos ou adicionar seus comentários.
Clique no botão ‘Enviar’ ou ‘Salvar’ (o que aparecer com base na existência de participantes em sua lista) para agendar a reunião.
Agende uma reunião de equipes no Outlook
Os usuários também podem agendar uma reunião do Teams no Microsoft Outlook. Abra o aplicativo Outlook e mude para a visualização do calendário. Clique no ícone ‘Calendário’ na parte inferior do painel de navegação esquerdo para alternar.
Por padrão, o Microsoft Teams tem o suplemento do Outlook. Clique em ‘Nova Reunião de Equipes’ na visualização do calendário do Outlook.
A tela para agendar uma reunião será aberta. Defina o nome da reunião, adicione participantes para os quais enviar convites, defina o horário da reunião e clique no botão ‘Enviar’ para enviar o convite.
Observação: Atualmente, os usuários podem agendar reuniões a partir do Outlook, mas não podem tê-las em nenhum canal.
Realizar reuniões no Microsoft Teams é muito conveniente. Os usuários podem agendar reuniões no Microsoft Teams ou usando o aplicativo Outlook. Os usuários do Teams com uma assinatura do Microsoft 365 Business também podem usar um assistente de agendamento que permite aos usuários encontrar um horário para a reunião que funcione para todos.
O agendador para usuários do Microsoft Teams Free é bastante básico no momento, mas por se tratar de um recurso recém-implementado, talvez receba atualizações importantes nos próximos meses. Você também pode enviar um link de convite para pessoas que não fazem parte de sua organização para que possam ingressar na reunião como ‘Convidados’.