Este guia mostrará como colocar em ordem alfabética no Excel usando o recurso Classificar e Filtrar e fórmulas para organizar e formatar os dados em ordem.
O Microsoft Excel é um software eficaz para organizar dados importantes, como finanças, dados de vendas, informações de clientes, etc. Colocar os dados em ordem alfabética em planilhas é uma das melhores maneiras de organizar, acessar e consultar esses dados rapidamente. Alfabetizar um intervalo de células significa classificar um intervalo em ordem alfabética no Excel. Os dados podem ser classificados em ambas as formas, em ordem crescente ou decrescente.
Por exemplo, digamos que você tenha um grande conjunto de dados de informações de pedidos de clientes e deseja encontrar o histórico de pedidos de um determinado cliente. Vasculhar a lista inteira se tornará uma tarefa árdua. Em vez de perder tempo navegando, você pode colocar suas colunas em ordem alfabética para encontrar seus dados rapidamente.
Existem várias maneiras de colocar os dados em ordem alfabética no Excel, dependendo do tipo de conjunto de dados em que está trabalhando. O Excel permite que você classifique uma única coluna ou uma única linha ou intervalo selecionado ou uma planilha inteira, bem como opções para agrupar várias colunas ou linhas enquanto você as classifica. Vamos aprender como colocar os dados em ordem alfabética em planilhas do Excel por linhas ou colunas.
Por que alfabetizar dados no Excel
Colocar os dados em ordem alfabética terá inúmeras vantagens:
- Isso torna os dados mais sensíveis e mais fáceis de ler.
- Isso torna mais fácil para o usuário pesquisar um valor específico ou o nome do cliente em uma folha de dados do Excel.
- Ajuda o usuário a identificar visualmente registros duplicados para que possamos evitar erros de entrada de dados.
- Ele permite que os usuários agrupem facilmente as colunas ou listas para que possam vê-las lado a lado.
Alfabetizar (classificar em ordem alfabética) é uma maneira fácil e comum de classificar rapidamente suas informações. É particularmente útil para conjuntos de dados muito grandes. No total, existem 4 maneiras de colocar os dados em ordem alfabética no Excel: botão A-Z ou Z-A, recurso de classificação, função de filtro e fórmulas.
Alfabetizando uma coluna no Excel
A maneira mais rápida de classificar em ordem alfabética no Excel é usando o recurso interno Classificar.
Primeiro, abra a planilha que contém o conjunto de dados. Selecione as células ou colunas que deseja classificar e certifique-se de não selecionar nenhuma célula em branco. Em seguida, vá para a guia ‘Dados’ e clique em ‘A-Z’ para classificar em ordem crescente ou em ‘Z-A’ para classificar em ordem decrescente no grupo Classificar e Filtrar.
Se houver alguma célula em branco no meio, o Excel presume que todos os dados foram classificados e pára acima da célula preta. Se você deseja classificar a coluna inteira, basta selecionar qualquer célula da coluna e usar a opção acima.
As mesmas opções também podem ser acessadas na ferramenta ‘Classificar e filtrar’ na seção Edição da guia ‘Página inicial’.
Depois de clicar no botão, excel em ordem alfabética sua lista imediatamente.
Como classificar e manter linhas no Excel
Você pode classificar uma coluna facilmente se tiver apenas uma coluna na planilha, mas fica um pouco complicado quando a planilha contém várias colunas ao lado da coluna que deseja classificar. Além disso, às vezes, trabalhamos em planilhas nas quais precisamos manter as linhas correspondentes intactas após classificar a coluna.
Por exemplo, se tivermos uma planilha com a lista de notas dos alunos. Quando classificamos a coluna de nomes de alunos em ordem alfabética, também queremos que as marcas inseridas nas linhas ao lado deles também se movam de acordo.
Nesses casos, você pode usar o botão ‘A-Z’ ou ‘Z-A’ para classificar uma das colunas em ordem alfabética e ele irá organizar automaticamente os dados em outras colunas, mantendo as linhas juntas. Vamos ver como isso funciona com outro exemplo.
Primeiro, selecione a primeira coluna de acordo com a qual deseja classificar as outras colunas. Em seguida, selecione 'A-Z' ou 'Z-A' na guia Dados ou na guia Início para classificar os dados em uma coluna e o Excel reorganizará automaticamente as outras colunas de acordo.
Depois de clicar no botão de classificação, uma janela de diálogo Aviso de classificação aparecerá. Selecione o botão de opção para ‘Expandir a seleção’ e clique no botão ‘Classificar’.
Isso manterá as linhas juntas enquanto classifica as colunas, sem incompatibilidade de dados (conforme mostrado abaixo).
Se você selecionar a opção ‘Continuar com a seleção atual’, o Excel classificará apenas a coluna selecionada.
Como classificar em ordem alfabética por várias colunas
Se quiser classificar um conjunto de dados em ordem alfabética por mais de uma coluna, você pode fazer isso com o recurso Classificar do Excel.
Por exemplo, queremos organizar a seguinte tabela em ordem alfabética primeiro por país e, em seguida, por nome:
Primeiro, selecione toda a tabela que deseja classificar em ordem alfabética, vá para a guia ‘Dados’ e, no grupo Classificar e Filtrar, clique em ‘Classificar’.
Ou clique no ícone ‘Classificar e Filtrar’ na seção de Edição da guia ‘Página Inicial’ e selecione ‘Classificação Personalizada’ para acessar o mesmo recurso.
A caixa de diálogo Classificar aparecerá e mostrará a primeira coluna (parâmetro) na qual a tabela será classificada. Na caixa suspensa 'Classificar por', selecione a coluna principal pela qual deseja colocar os dados em ordem alfabética primeiro, 'País' em nosso caso, e na lista suspensa 'Ordem' escolha 'A a Z' ou 'Z a A' .
Em seguida, clique no botão ‘Adicionar nível’ para adicionar o segundo nível de classificação. Selecione a segunda coluna (no nosso caso, Nome) pela qual deseja colocar os dados em ordem alfabética na caixa 'Classificar por' e selecione 'A a Z' ou 'Z a A'. Se sua tabela tiver cabeçalhos na parte superior, marque a caixa de seleção ‘Meus dados têm cabeçalhos’ para que possa pular os cabeçalhos ao classificá-los. Adicione mais níveis de classificação, se necessário, e clique em ‘OK’.
A tabela é organizada em ordem alfabética: primeiro por país e, em seguida, por nome, conforme mostrado abaixo.
Como classificar linhas em ordem alfabética no Excel
Às vezes, você pode querer colocar as linhas em ordem alfabética no Excel, em vez de colunas. Isso pode ser feito usando o recurso Classificar do Excel. Por exemplo, digamos que você tenha uma planilha em que a coluna da primeira linha B a T contém os nomes das cidades, onde o número de lojas disponíveis em diferentes tipos de varejo e a coluna A contém o tipo de varejista. As células são usadas para monitorar quantas lojas em cada cidade em diferentes categorias de varejo.
Primeiro, selecione todas as linhas que deseja colocar em ordem alfabética; Se você não quiser mover os rótulos das linhas, deixe-os fora de sua seleção. Agora, navegue até a guia ‘Dados’ e clique em ‘Classificar’ no grupo Classificar e Filtrar.
Na caixa de diálogo Classificar, clique no botão ‘Opções’.
Outra pequena caixa de diálogo aparecerá, dando-lhe a opção de selecionar ‘Classificar da esquerda para a direita’ ou ‘Classificar de cima para baixo’. Selecione a opção ‘Classificar da esquerda para a direita’ para alfabetizar por linha e clique em ‘OK’ para voltar à caixa de diálogo Classificar.
Agora, selecione a linha que deseja colocar em ordem alfabética na lista suspensa "Classificar por" (linha 1 neste exemplo). No outro campo, mantenha os valores das células na caixa ‘Classificar em’ e selecione ‘A a Z’ (ordem crescente) na caixa Ordem. Em seguida, clique em ‘OK’ para fechar a caixa de diálogo.
Agora, a primeira linha em nossa tabela é classificada em ordem alfabética (crescente) e as linhas restantes são reorganizadas de acordo como mostrado abaixo.
Como classificar uma coluna em ordem alfabética usando um filtro
Outra maneira rápida de classificar em ordem alfabética no Excel é usar o recurso Filtro. Depois de aplicar filtros às colunas, as opções de classificação para todas as colunas podem ser acessadas com apenas um clique do mouse.
Para adicionar um filtro às colunas, selecione uma ou mais colunas e clique na opção ‘Filtrar’ no grupo Classificar e Filtrar na guia ‘Dados’. Se você deseja aplicar o filtro a toda a tabela, selecione qualquer célula da tabela e clique na opção ‘Filtrar’.
Você também pode acessar a opção Filtro clicando na ferramenta ‘Classificar e Filtrar’ no grupo Edição da guia ‘Página inicial’ e selecionando ‘Filtrar’.
Uma pequena seta suspensa aparecerá em cada um dos cabeçalhos das colunas. Clique na seta de qualquer coluna que deseja classificar em ordem alfabética e selecione ‘Classificar de A a Z’ ou ‘Classificar de Z a A’.
Isso organizará a coluna desejada na ordem alfabética escolhida e, se você escolher ‘Classificar de A a Z’, uma pequena seta para cima aparecerá no botão de filtro, indicando a ordem de classificação (crescente):
Classificação avançada em um pedido personalizado
A classificação em ordem alfabética não é ideal para todos os dados alfabéticos. Às vezes, os dados podem ser colocados em ordem alfabética, mas não é a maneira mais eficaz de classificá-los.
Vamos imaginar uma situação em que você pode ter uma lista contendo os nomes dos meses ou dias da semana, ordenando alfabeticamente não é útil nessa situação. Faz mais sentido classificar essa lista cronologicamente. Se você classificar de A a Z, os meses serão organizados em ordem alfabética, abril virá primeiro, depois agosto, fevereiro, junho e assim por diante. Mas não é isso que você quer. Felizmente, é muito fácil organizar cronologicamente no Excel usando a opção Classificação personalizada avançada.
Comece selecionando a tabela que deseja classificar. Em seguida, selecione "Classificação personalizada" em "Classificar e filtrar" na seção de edição da guia Página inicial.
Na caixa de diálogo Classificar, escolha a coluna que contém os meses do ano na seção da coluna, classifique em ‘Valores’, como de costume, e na seção Ordem, escolha ‘Lista Personalizada’.
Na caixa de diálogo Listas personalizadas, você pode criar sua própria lista. Existem algumas listas personalizadas padrão, incluindo dias das semanas, meses abreviados, meses do ano e assim por diante. Escolha a opção de classificação apropriada de acordo com sua necessidade (no nosso caso, janeiro, fevereiro, ..) e clique em ‘OK’. Em seguida, clique em ‘OK’ novamente para classificar sua lista em ordem cronológica.
Você notará que classificou com sucesso a lista de acordo com o pedido do mês.
Como classificar alfabeticamente no Excel usando fórmulas do Excel
Se você é um fã de fórmulas, pode usar as fórmulas do Excel para colocar uma lista em ordem alfabética. As duas fórmulas que podem ser usadas para colocar os dados em ordem alfabética são CONT.SE e VLOOKUP.
Por exemplo, temos uma lista de nomes que queremos alfabetizar usando uma fórmula.
Para classificar isso, adicionaremos uma coluna temporária chamada "Ordem de classificação" à tabela existente.
Na célula (A2) ao lado dos dados, use a seguinte fórmula CONT.SE:
= CONT.SE ($ B $ 2: $ B $ 20, "<=" & B2) A fórmula acima compara um valor de texto na célula B2 com todos os outros valores de texto (B3: B20) e retorna sua classificação relativa. Por exemplo, na célula B2, ele retorna 11, pois há 11 valores de texto que são menores ou iguais ao texto ‘Nancy’ em ordem alfabética. O resultado é a ordem de classificação do nome do funcionário na célula B2.
Em seguida, use a alça de preenchimento e arraste esta fórmula para preenchê-la em todo o intervalo. Isso fornece a ordem de classificação de cada um dos nomes na lista.
Agora, temos que organizar os dados mostrados na imagem acima com base no número da ordem de classificação e, para fazer isso, usaremos uma função PROCV.
A sintaxe:
= PROCV (, A: B, 2,0)Aqui, o 'número de classificação' representa os números em ordem crescente de 1 a 20. Para a ordem decrescente, os números devem ser de 20 a 1.
Aqui, temos a coluna D para nomes classificados. Para a célula D2, insira a seguinte fórmula VLOOKUP:
= PROCV (1, A: B, 2,0)Da mesma forma, para a segunda e terceira células, você deve usar a fórmula como:
= PROCV (2, A: B, 2,0) e = PROCV (3, A: B, 2,0) e assim por diante…
Depois de inserir esta fórmula VLOOKUP para cada célula próxima aos dados, a lista é colocada em ordem alfabética.
Em vez de inserir manualmente a fórmula mencionada acima (1-20) para cada célula, você também pode usar a função de linha para tornar seu trabalho mais fácil. A função Row () retorna o número da linha da célula atual. Então, com a ajuda da função de linha, a fórmula será:
= PROCV (LINHA () - 1, A: B, 2,0)Esta fórmula fornecerá o mesmo resultado da fórmula anterior.
Em seguida, use a alça de preenchimento para arrastar essa fórmula para preenchê-la em todo o intervalo.
Como colocar as entradas em ordem alfabética pelo sobrenome
Ocasionalmente, frequentemente precisamos classificar as planilhas em ordem alfabética com os sobrenomes. Nesses casos, mesmo que os nomes comecem com os primeiros nomes, você precisa colocá-los em ordem alfabética pelo sobrenome. Você pode fazer isso com fórmulas de texto do Excel.
Para fazer isso, primeiro, você terá que extrair o nome e o sobrenome dos nomes completos em duas colunas diferentes. Em seguida, inverta os nomes, classifique-os e, em seguida, reverta-os de volta à sua forma original.
Com um nome completo em A2, insira as seguintes fórmulas em duas células diferentes (B2 e C2) e, em seguida, copie as fórmulas nas colunas (usando a alça de preenchimento) até a última célula com dados:
Para extrair o primeiro nome, insira esta fórmula na célula C2:
= ESQUERDA (A2, PESQUISA (”“, A2) -1)
Para extrair o sobrenome, insira esta fórmula na célula D2:
= RIGHT (A2, LEN (A2) -SEARCH ("", A2,1))
E então, na célula E2, concatenou o nome e o sobrenome na ordem inversa separados por uma vírgula:
= D2 & "," & C2
Separamos o nome e o sobrenome e os revertemos. Agora temos que colocá-los em ordem alfabética e revertê-los. Como você pode ver acima, quando extraímos nomes usando a fórmula, as colunas C, D e E na verdade contêm fórmulas, mas são formatadas para se parecerem com valores. Portanto, precisamos converter a fórmula em valores.
Para fazer isso, primeiro selecione todas as células da fórmula (E1: E31) e pressione Ctrl + C para copiá-los. Clique com o botão direito nas células selecionadas, clique no ícone ‘Valores’ em ‘Opções de colagem’ e pressione a tecla ‘Enter’.
Em seguida, selecione qualquer célula na coluna resultante e clique na opção ‘A a Z’ ou ‘Z a A’ na guia ‘Dados’ ou ‘Página inicial’ de acordo com suas necessidades.
Uma caixa de diálogo Aviso de classificação aparecerá assim que você clicar no botão. Escolha a opção ‘Expandir seleção’ e clique no botão ‘Classificar’.
Como você pode ver, toda a coluna é alfabetizada pelo sobrenome.
Agora, se você deseja reverter para o ‘formato de nome e sobrenome’ original, você só precisa inserir as mesmas fórmulas, mas com referências de células diferentes.
Você deve separar o nome (E2) em duas partes novamente usando as fórmulas abaixo:
Em G2, extraia o primeiro nome:
= DIREITA (E2, LEN (E2) -SEARCH ("", E2))
No G2, puxe o sobrenome:
= ESQUERDA (E2, PESQUISA ("", E2) -2)
E junte as duas partes para obter o nome completo original:
= G2 & "" & H2
Cada vez que você inserir a fórmula na primeira célula, certifique-se de copiar a fórmula para baixo na coluna (usando a alça de preenchimento) até a última célula com dados.
Agora tudo o que você precisa fazer é converter as fórmulas em conversão de valores mais uma vez, como fizemos acima, e pronto. isso feito e.