Um local de trabalho fora do escritório
O Microsoft Teams é uma plataforma de colaboração que fornece às equipes a capacidade de trabalhar em conjunto e compartilhar informações em um espaço comum. É a ferramenta perfeita para equipes dispersas globalmente ou remotamente. Com recursos como bate-papos no local de trabalho, armazenamento de arquivos, videoconferências e integração de aplicativos, sua equipe pode trabalhar em harmonia em um único espaço de trabalho compartilhado.
Especialmente agora, com pessoas trabalhando em casa, uma plataforma como essa é exatamente o que o mundo precisa. Você pode usar o Microsoft Teams gratuitamente com a versão ‘Microsoft Teams Free’. Ele oferece um aplicativo de desktop para Windows, Mac e Linux, aplicativo da Web e aplicativos Android e iOS também, para que os usuários possam trabalhar com facilidade em qualquer lugar.
Como configurar equipes Microsoft
Vá para teams.microsoft.com e digite seu endereço de e-mail para criar uma conta do Microsoft Teams. Se você já tem uma conta da Microsoft, também pode usar esse e-mail.
Em seguida, na página ‘Como você deseja usar as equipes’, você terá três opções: Para a escola, para amigos e família, para o trabalho. Você pode selecionar a opção que melhor se adequa a você. Para configurar equipes para sua organização, selecione ‘Para o trabalho’ e clique em ‘Avançar’.
Em seguida, você deve entrar usando sua conta da Microsoft. Se você não tiver uma conta da Microsoft, poderá criar uma usando o endereço de e-mail inserido anteriormente. Agora, digite seu nome e sobrenome e o nome da sua organização. Seu país / região já estará selecionado. Clique em ‘Configurar equipes’.
As equipes começarão a criar sua organização em equipes. Isso pode demorar alguns segundos.
Assim que o Teams para sua organização estiver configurado, ele solicitará que você ‘Baixe o aplicativo do Windows’ ou ‘Use o aplicativo da Web em seu lugar’. Você pode escolher qualquer uma das opções, mas baixar o aplicativo de desktop é uma aposta melhor se você tiver que usá-lo regularmente. Além disso, alguns recursos como "Compartilhamento de tela" funcionam melhor no aplicativo Desktop em comparação com o aplicativo da web do Teams.
Quer você abra o Teams no aplicativo de desktop ou no aplicativo da web, a interface e a maioria das funcionalidades são as mesmas.
Como convidar pessoas para sua organização em equipes
Você receberá um e-mail do Microsoft Teams com um link para compartilhar com as pessoas. As equipes também mostrarão o link quando você abrir sua conta de equipes pela primeira vez. Você também pode acessar esse link a qualquer momento no aplicativo Teams. Encaminhe este link para seus colegas e companheiros de equipe, e quando eles o usarem, você receberá uma solicitação deles para ingressar na sua organização.
Para aprovar solicitações de membros de equipe para ingressar na sua organização, abra o aplicativo Teams (desktop ou web) e vá para a opção ‘Convidar Pessoas’.
Em seguida, clique na opção ‘Solicitações pendentes’ para abrir a página de solicitações e convites pendentes.
Clique no botão ‘Aprovar’ ao lado da solicitação do seu colega.
Você também pode convidar pessoas por e-mail ou de sua lista de contatos. No aplicativo Teams, clique na opção ‘Convidar Pessoas’. A próxima tela será aberta, onde todas as maneiras de convidar alguém serão listadas. Clique em ‘Convidar por e-mail’ para enviar um convite usando o endereço de e-mail se você souber o endereço de e-mail de seus colegas de equipe.
Digite os endereços de e-mail de seus colegas e clique no botão ‘Enviar convites’. Os convites que você enviar por e-mail serão listados na seção "Convites pendentes".
Seus colegas receberão um e-mail para ingressar na organização. Quando eles clicarem no botão ‘Participar das equipes’ no e-mail, eles serão redirecionados para o Microsoft Teams. Se eles não tiverem uma conta Teams, eles podem criar uma a partir do mesmo link. E eles se tornarão parte da sua organização no Microsoft Teams.
Como usar o Microsoft Teams
Abra o aplicativo Microsoft Teams e clique em ‘Teams’ na barra de ferramentas à esquerda. É aqui que todas as equipes das quais você faz parte são listadas.
Criação de equipes
Você pode criar mais equipes ou ingressar em outras equipes do aplicativo Teams. Clique na opção ‘Equipes’ à esquerda e, em seguida, clique na opção ‘Participar ou Criar uma Equipe’ na parte inferior da tela.
Clique no botão ‘Criar equipe’ para criar uma nova equipe ou vá para a opção ‘Pesquisar equipes’ para ingressar em uma equipe.
Gerenciando equipes
Você pode gerenciar uma equipe clicando na opção ‘Mais’ ao lado do nome da equipe e selecionando a opção ‘Gerenciar equipe’. As opções disponíveis para gerenciamento variam para proprietários e membros.
A tela ‘Gerenciar Equipe’ permite que você gerencie todos os aspectos relacionados a uma equipe em um único lugar. Você pode gerenciar membros, adicionar membros, criar novos canais e aplicativos e gerenciar permissões a partir daqui.
O proprietário também pode tornar outros membros da equipe proprietários, dando a eles privilégios de administrador. Clique em ‘Membro’ ao lado do nome de um membro e selecione ‘Proprietário’ no menu suspenso.
Usando Canais de Equipe
As equipes são compostas por canais. Um canal ‘Geral’ está presente por padrão em todas as equipes. Você pode criar quantos canais quiser clicando no botão ‘Criar mais canais’ no Canal geral.
Você também pode criar um novo canal clicando na opção ‘Mais’ (três pontos) ao lado do nome da equipe e clicando em ‘Adicionar canal’.
Os canais podem ser construídos com base no tópico, departamentos ou qualquer outra classificação. Novos canais podem ser acessíveis a todos na equipe (Padrão) ou a um grupo específico de indivíduos (Privado) na opção "Privacidade".
Os canais são onde o verdadeiro trabalho é feito. Você pode se comunicar com a equipe, compartilhar arquivos e realizar reuniões.
Gerenciando guias em canais de equipe
Um canal tem "Guias" na parte superior. As guias são links rápidos para seus arquivos, aplicativos e serviços. Qualquer canal tem três guias por padrão: Postagens, arquivos, wiki. Você pode adicionar quantas guias quiser a um canal. Clique no ícone ‘+’ para adicionar uma guia.
Você também pode renomear ou remover a guia Wiki. Para renomear ou remover, vá até a guia e clique na seta ao lado dela. Um menu suspenso listará as opções ‘Renomear’ e ‘Remover’.
Todos os colegas de equipe podem editar os arquivos que são compartilhados em uma postagem do canal ao mesmo tempo e também compartilhar suas idéias com a equipe durante a edição do arquivo. Clique na opção ‘Mais’ (três pontos) ao lado do arquivo compartilhado e selecione ‘Editar nas equipes’.
Para visualizar todos os arquivos compartilhados em um canal, vá para a guia ‘Arquivos’. Para ver todos os arquivos compartilhados entre as equipes, selecione ‘Arquivos’ à esquerda.
Converse em grupos ou em privado
Você pode falar com pessoas ou grupos em particular. Vá para ‘Bate-papos’ à esquerda e clique no botão ‘Novo Bate-papo’ e digite o nome para iniciar uma conversa.
Fazendo chamadas de áudio e vídeo
Você também pode ligar para fazer chamadas de áudio e vídeo para indivíduos e grupos de equipes a partir da opção "Chamadas" à esquerda. Você pode adicionar membros à sua Discagem Rápida para acesso rápido. A versão gratuita ainda suporta compartilhamento de tela e opções de desfoque de fundo em chamadas de vídeo.
Integrando aplicativos e serviços ao Microsoft Teams
Os vários aplicativos e serviços integrados podem ser acessados na opção ‘Apps’ à esquerda. Você também pode adicionar esses aplicativos como guias nos canais da equipe.
Qualquer aplicativo que você adicionar às suas equipes estará disponível na opção ‘Mais’ (três pontos) à esquerda.
Conclusão
O Microsoft Teams é uma ótima plataforma de colaboração para as equipes trabalharem de forma integrada. Você pode se comunicar, compartilhar arquivos, usar aplicativos integrados com seus colegas de equipe para trabalhar com eficiência em qualquer lugar do mundo. A versão gratuita oferece um excelente número de recursos, mas os usuários também podem atualizar para uma versão paga que oferece muito mais.