Crie uma lista suspensa de itens no Excel para tornar a entrada de dados mais fácil, rápida e livre de erros. Com o recurso de validação de dados do Excel, você pode criar facilmente listas suspensas para inserir dados em uma planilha ou pasta de trabalho.
Uma lista suspensa ou menu suspenso do Excel é um elemento de controle gráfico que permite aos usuários escolher uma opção em uma lista de opções predefinidas. Isso tornará a entrada de dados mais fácil e rápida e reduzirá a imprecisão e erros de digitação.
Por exemplo, os usuários podem escolher facilmente o status do trabalho como CONCLUÍDO em um menu suspenso. Mas se você fornecer a eles a opção de inseri-lo manualmente, eles podem digitar a palavra inteira FINISHED ou PENDING ou ONGOING, ou FAILED. Levará muito tempo para digitar o status de cada trabalho, mas se for uma lista suspensa, isso irá acelerar o processo de entrada de dados.
Nesta postagem, mostraremos uma maneira rápida e fácil de criar uma lista suspensa usando dados de células, ou inserindo dados manualmente, ou usando fórmulas no Excel.
Criação de uma lista suspensa usando dados de células
Por exemplo, você pode fazer um menu suspenso para rastrear o status de cada uma das viagens que você está planejando fazer (conforme mostrado na imagem abaixo).
Primeiro, digite os itens que você deseja que apareçam na lista suspensa em uma matriz de células. Você pode fazer isso na planilha que conterá as listas suspensas ou em uma planilha diferente.
Neste exemplo, digitamos a lista de itens para a lista suspensa na Planilha 2.
Volte para a Planilha 1 e selecione a célula B2 (esta é a célula onde você configurará seu menu suspenso).
Em seguida, vá para a guia ‘Dados’, clique no ícone ‘Validação de Dados’ e selecione ‘Validação de Dados’ no menu suspenso.
Na caixa de diálogo ‘Validação de dados’, selecione ‘Lista’ no menu suspenso ‘Permitir:’ e clique em ‘OK”.
Clique na caixa ‘Fonte’ e você pode selecionar a lista de itens que deseja adicionar como as opções que aparecerão na lista.
Agora, selecione a lista de itens (A1: A5) da Folha 2.
E o local onde os valores do menu suspenso serão adicionados automaticamente à caixa Fonte. Agora, clique em ‘OK’. Se você desmarcar a opção ‘Ignorar preto’, o Excel forçará os usuários a selecionar um valor da lista.
Agora você criou uma lista suspensa na célula B2 da coluna Status.
Para copiar a lista suspensa para todas as 5 linhas, simplesmente clique no pequeno quadrado verde na parte inferior esquerda da caixa suspensa e arraste-o para baixo sobre a célula B6.
Agora, a lista suspensa é copiada da célula B2 para B6.
Criação de uma lista suspensa inserindo dados manualmente
Como alternativa, você pode adicionar itens diretamente ao menu suspenso inserindo-os manualmente no campo ‘Fonte’ da janela de diálogo Validação de Dados.
Neste exemplo, você está adicionando uma lista suspensa para a temporada em que está visitando as cidades. Portanto, selecione a célula C2 para criar uma lista suspensa.
Abra a caixa de diálogo ‘Validação de Dados’ na guia ‘Dados’.
Selecione ‘Lista’ nos critérios de validação e digite sua lista na caixa ‘Fonte’. Todos os itens devem ser inseridos sem espaço, separados por vírgula entre cada item.
Aqui, insira ‘Primavera, Verão, Outono, Inverno’ no campo de origem e clique em ‘OK’.
Agora, todos os itens (opções) inseridos no campo Fonte aparecerão em linhas diferentes na lista suspensa. Em seguida, você pode arrastar e copiar a lista para o restante das linhas, como fez no método anterior.
Criação de uma lista suspensa usando fórmulas
Outra maneira de criar uma lista suspensa é usando a fórmula OFFSET no campo de origem.
Neste exemplo, estamos criando uma lista suspensa na coluna Ano. Selecione a célula D1 e vá para Dados -> Ferramentas de dados -> Validação de dados.
Nas janelas de Validação de Dados, insira este campo de origem da fórmula em vez da referência de célula ou itens inseridos manualmente:
= OFFSET (referência, linhas, colunas, [altura], [largura])Agora insira a lista de itens da lista suspensa (Ano) na Folha 2.
Na fórmula, especifique a referência da célula como B1 (o ponto inicial da lista), especifique as linhas e colunas como 0 para evitar o deslocamento da referência e especifique como Altura 5 para itens na lista.
= OFFSET (Folha2! $ B $ 1,0,0,5)Agora, se você inserir esta fórmula no campo de origem, ela retornará uma matriz que contém a lista dos anos (B1: B5).
Isso criará uma lista suspensa que mostra todos os anos no intervalo de células B1: B5 da planilha 2.
Removendo uma lista suspensa
Você também pode remover uma lista suspensa no Excel. Para remover uma lista suspensa, selecione a célula com a lista suspensa. Em seguida, vá para Dados -> Ferramentas de dados -> Validação de dados.
Clique no botão ‘Limpar tudo’ no canto inferior esquerdo da caixa de diálogo ‘Validação de dados’ e clique em ‘OK’. Isso removerá a lista suspensa da célula selecionada.
Se quiser remover todas as listas suspensas da planilha, marque ‘Aplicar essas alterações a todas as outras células com as mesmas configurações’ antes de clicar no botão ‘Limpar tudo’. Em seguida, clique em ‘OK’ para aplicar.
Agora, você pode criar e remover listas suspensas seguindo este guia passo a passo.