Se você deseja imprimir etiquetas de endereçamento de uma lista de endereços que você mantém em uma planilha do Excel, você pode usar o recurso Mail Merge do Microsoft Word
O Microsoft Excel é o local ideal para armazenar as informações de contato e endereço dos clientes. Você pode organizar facilmente uma lista de mala direta / lista de endereços no Excel. Mas imprimir etiquetas de mala direta, envelopes, cartões de felicitações ou qualquer outra coisa pode ser um trabalho árduo.
Digamos que você queira enviar uma correspondência em massa para uma lista de correspondência que você mantém em uma planilha do Excel; a melhor maneira de fazer isso é usando o recurso de mala direta do Microsoft Word. Ao criar um documento de mala direta no Microsoft Word e vinculá-lo a uma planilha do Excel, você pode obter os dados da lista do Excel em etiquetas imprimíveis para envio.
Como fazer etiquetas de endereçamento no Word a partir de uma planilha do Excel
Com o recurso Mala direta do Microsoft Word, você pode criar uma folha de etiquetas de endereçamento a partir de uma planilha do Excel para imprimir. Se você não sabe como imprimir em massa suas etiquetas do Excel, leia este guia passo a passo.
Prepare a sua lista de correio em Excel
Para criar e imprimir as etiquetas de endereçamento, primeiro, você precisa configurar sua planilha corretamente. Digite o cabeçalho da coluna na primeira célula de cada coluna e preencha as respectivas informações nos cabeçalhos das colunas. Como queremos criar etiquetas de endereçamento, crie uma coluna para cada elemento que deseja adicionar às etiquetas (como nome, sobrenome, endereço, etc.).
Por exemplo, se você for criar etiquetas de endereçamento a partir de uma planilha do Excel, provavelmente terá estas informações básicas de contato (como títulos de coluna):
- Primeiro nome
- Último nome
- Endereço
- Cidade
- Estado
- CEP
Veja a imagem abaixo:
Ao inserir dados no Excel, divida as informações em colunas individuais. Por exemplo, em vez de criar uma única coluna de nome, divida o nome em colunas separadas, como título, nome, nome do meio, sobrenome, o que tornaria mais fácil mesclar dados com o documento do Word.
Ao inserir dados, certifique-se de que sua planilha não contenha linhas ou colunas vazias. Salve a planilha quando terminar de inserir os dados.
Nomeie a lista de mala direta
Depois de criar o conjunto de dados, dê um nome aos dados apresentados na planilha. Fazer isso,
Selecione a lista de endereços na planilha do Excel, incluindo os cabeçalhos. Em seguida, vá para a guia ‘Fórmulas’ e clique em ‘Definir nome’ no grupo Nomes definidos.
Uma nova caixa de diálogo será aberta, digite o nome na caixa ‘Nome’ e clique em ‘OK’. Se o nome tiver mais de uma palavra, adicione sublinhado (_) entre elas (sem espaço ou hífen permitido).
Confirme o formato do arquivo
Você precisará conectar o documento do Word à planilha do Excel que contém uma lista de mala direta para imprimir suas etiquetas. Se você estiver conectando o Word ao Excel pela primeira vez, deverá habilitar um formato de conversão que permitirá a conversão de arquivos entre os dois programas Microsoft.
Para fazer isso, primeiro abra o programa Microsoft Word. Clique na guia ‘Arquivo’ e selecione ‘Opções’ na parte inferior do painel esquerdo.
Uma nova janela 'Opções do Word' será aberta. Nesse caso, clique em ‘Avançado no painel esquerdo e role para baixo até a seção‘ Geral ’. Marque a opção ‘Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir’ e clique em ‘OK’. Isso permitirá que você importe facilmente os dados do Excel.
Configure o documento de mala direta no Word
Em seguida, você precisa configurar o documento de etiqueta principal no MS Word para as etiquetas de endereçamento que deseja adicionar.
Abra um documento do Word em branco. Vá para ‘Correspondências’ e clique no ícone ‘Iniciar mala direta’. Em seguida, a opção ‘Rótulos’ no menu suspenso.
Você também pode escolher a opção ‘Assistente de mala direta passo a passo’, que o guiará pelo processo.
A janela de diálogo ‘Opções de etiqueta’ aparecerá. Aqui, você pode selecionar o fornecedor da etiqueta e o número do produto. Estamos escolhendo o fabricante da etiqueta 3M como nosso fornecedor porque essa é a marca que estamos usando. Mas se você estiver usando um fornecedor específico, por exemplo, Avery, então você pode escolhê-los.
Em seguida, clique no botão ‘Detalhes’ no canto inferior esquerdo da janela Opções de etiqueta e uma nova caixa de diálogo será aberta. Aqui, você pode alterar as margens, altura, largura, densidade e tamanho da etiqueta. Clique em ‘OK’ depois de fazer as alterações.
Agora, a página do Word aparecerá assim:
Conecte a planilha aos rótulos do Word
Agora, você configurou etiquetas vazias no Microsoft Word para receber informações do Excel. Em seguida, você deve conectar o documento do Word à planilha que contém sua lista de correspondência / endereço para transferir os dados para suas etiquetas.
Vá para a guia ‘Correspondências’ no documento do Word e selecione a opção ‘Selecionar destinatários’. No menu suspenso, clique na opção ‘Usar uma lista existente’.
Navegue até a planilha do Excel com a lista de e-mails na janela Selecionar fonte de dados, selecione o arquivo e clique em ‘Abrir’.
Se você vir uma caixa de diálogo Confirmar fonte de dados, escolha ‘Arquivos de banco de dados OLE DB’ e clique no botão ‘OK’.
Outra janela pop-up chamada Selecionar Tabela aparecerá. Se você nomeou sua lista de endereços (Customer_Mailing_List), selecione-a e clique em ‘OK’. Caso contrário, selecione a planilha que contém sua lista e clique em ‘OK’.
Como você pode ver, o documento do Word agora está preenchido com etiquetas de endereço que dizem ‘« Próximo registro »’.
Editar lista de destinatários para mala direta
Clique na opção ‘Editar lista de destinatários’ na guia ‘Correspondências’.
A janela ‘Destinatários da mala direta’ aparecerá listando todos os destinatários da sua lista de endereços. Todos serão selecionados por padrão. Aqui, você pode classificar, filtrar, adicionar ou remover destinatários de sua lista.
Desmarque a caixa de seleção ao lado dos nomes dos destinatários que você não deseja em seus marcadores.
Adicionar campos de mala direta
Agora, você deve adicionar campos de mala direta ao documento antes de finalizar a mesclagem. Quando você adiciona campos de mala direta às etiquetas, esses campos se tornam espaços reservados para os cabeçalhos das colunas em sua planilha. Assim que a mesclagem for concluída, os marcadores de posição serão substituídos pelos dados de sua lista de mala direta do Excel.
Para adicionar campos de mala direta, clique em ‘Bloco de endereço’ no grupo Escrever e inserir campos na guia Correspondência.
Aqui, você pode especificar o formato apropriado para que o nome do destinatário apareça no rótulo. Você verá uma prévia do padrão de endereço selecionado na seção ‘Visualização’. Clique em ‘OK’ para adicionar os campos.
Se as partes do seu bloco de endereço estiverem faltando ou não corresponderem ao formato de endereço escolhido, isso significa que os cabeçalhos das colunas da sua lista de endereços no Excel variam dos campos padrão de mala direta do Word. Clique no botão ‘Match Fields’ para combinar os campos corretos com os campos obrigatórios para o bloco de endereço.
Na janela 'Match Fields', verifique se os campos obrigatórios para o bloco de endereço correspondem à coluna em sua pasta de trabalho. Caso contrário, clique no botão suspenso ao lado do campo obrigatório e combine-o com um título de coluna em seu arquivo Excel. Assim que terminar, clique em ‘OK’.
Agora, ‘« AddressBlock »’ aparecerá no primeiro rótulo do seu documento.
Em seguida, você precisa copiar o formato da etiqueta e o layout da primeira etiqueta (<>) para o resto das etiquetas no documento do Word. Para fazer isso, clique em ‘Atualizar etiquetas’ no painel Escrever e inserir na guia Correspondências.
Executar mala direta
Antes de mesclar o documento do Word e o arquivo do Excel, vamos dar uma olhada na aparência dos rótulos acabados.
Para revisar seus resultados, escolha a opção ‘Visualizar resultados’ na barra superior.
Agora, você pode realizar a mala direta real.
Você pode formatar a etiqueta atualmente visualizada na guia Início. Você pode até mesmo alterar o tipo de fonte dos rótulos, tamanho da fonte, cor da fonte, etc. de acordo com sua preferência. Assim que terminar de formatar a etiqueta visualizada no momento, clique em "Atualizar etiquetas" na guia Correspondências para aplicar a formatação a todas as etiquetas.
Para realizar a mesclagem, vá para a guia ‘Correspondências’, clique na opção ‘Concluir e mesclar’ no grupo Concluir. Selecione a opção ‘Editar documentos individuais’ no menu suspenso.
Uma pequena janela pop-up chamada ‘Mesclar para novo documento’ será exibida. Nesse caso, selecione ‘All’ em Merge records e clique em ‘OK’ para terminar.
Agora, as informações de sua lista de endereços serão transferidas para suas etiquetas e um novo documento aparecerá com as etiquetas de endereçamento de sua lista de endereços do Excel. Agora você pode editar, formatar, imprimir e salvar este documento de etiqueta como qualquer outro documento do Word.
Dica bônus: Adicionar Fronteiras para as etiquetas
É difícil cortar os rótulos sem bordas. Para adicionar bordas, clique no ícone de adição (+) no lado superior esquerdo dos textos.
Agora que todos os rótulos do documento estão selecionados, clique no ícone ‘Borda’ no menu flutuante e clique em ‘Todas as Bordas’ nas opções.
Imediatamente, você verá bordas entre os diferentes rótulos.
Tudo o que resta a fazer agora é imprimir suas etiquetas, recortá-las, colá-las nos e-mails e enviar seus e-mails.