A folha de trapaça definitiva para se tornar um usuário profissional do Microsoft Teams
O Microsoft Teams dispensa apresentações neste momento. Se fosse 2019, com certeza. Mas este tem sido o ano dos aplicativos de videoconferência e Workstream Collaboration. E o Microsoft Teams se estabeleceu com segurança como um dos MVPs no ecossistema WSC.
Isso porque não é apenas um aplicativo de videoconferência. Há muito mais no Microsoft Teams. E as escolas e escritórios adoram o trabalho remoto exatamente por esse motivo. É o aplicativo para colaborar com seus companheiros de equipe da forma mais eficiente. Mas o grande volume de recursos no Microsoft Teams também pode parecer opressor às vezes. Se ao menos houvesse algo que pudesse ajudá-lo a navegar rapidamente.
Se você é um usuário antigo ou relativamente novo do Microsoft Teams, não importa; todo mundo adora uma pequena folha de dicas para aumentar sua produtividade, se apresentar como um profissional e talvez até mesmo exibir suas habilidades de proficiência. Isso é exatamente o que você pode fazer com esta lista de dicas e truques para quase tudo que você pode fazer no Microsoft Teams.
Dicas para aumentar a produtividade
Fazer mais trabalho em menos tempo, quem não quer isso? Certamente não você ou seus empregadores! Essas dicas e truques certamente melhorarão seu foco e elevarão seus níveis de produtividade às alturas.
Fique à frente de suas tarefas
O aplicativo Tarefas no Microsoft Teams era o aplicativo mais esperado pelos fanáticos, mas isso não significa que todos receberam o memorando. Se você estava na equipe que de alguma forma perdeu, você precisa embarcar neste trem agora, porque, acredite em nós, você está perdendo.
Tarefas por Planner e To-Do combina a funcionalidade de ambos os aplicativos da Microsoft - Planner e To-Do - diretamente no Microsoft Teams. Assim, você pode acompanhar seu progresso e gerenciar suas tarefas sem ter que alternar entre vários aplicativos. Portanto, não há mais escolha entre sua sanidade mental ou cronograma.
O aplicativo Tasks combina suas tarefas pessoais de Pendências e tarefas compartilhadas do aplicativo Planner direto no Microsoft Teams. Você pode adicioná-lo como um aplicativo pessoal ou até mesmo como uma guia para gerenciar tarefas de equipe de forma colaborativa. O aplicativo Tarefas está disponível para todos com uma assinatura do Microsoft 365.
👉Mestre como usar Tarefas por Planejador e Pendências no Microsoft Teams.
Lidar com informações como um assistente com listas
Se você conhece os aplicativos certos no Microsoft Teams, ninguém pode impedi-lo. O Microsoft Lists é um desses aplicativos que você precisa aproveitar. Com as Listas, você pode acompanhar qualquer informação, seja ela pessoal ou colaborativa. O aplicativo Listas pode ser útil se sua equipe tiver informações para rastrear, trabalhar para organizar ou fluxos de trabalho para gerenciar.
E para acelerar as coisas, existem modelos específicos da indústria e do caso que tornam ainda mais fácil criar essas listas. Esta evolução das listas do SharePoint pode ajudá-lo a controlar quase tudo - problemas, ativos, rotinas, eventos, inventário ou contatos. Para melhorar as coisas, você pode até ter uma formatação condicional para que os objetos em suas listas apareçam ou desapareçam automaticamente quando certas condições forem atendidas. Usar este aplicativo irá aumentar sua produtividade exponencialmente.
👉 Aprenda a criar e usar listas no Microsoft Teams como um profissional.
Encaminhe e-mails diretamente para seus canais
O email é uma das formas de comunicação mais utilizadas no mundo corporativo. A quantidade de correspondência que ocorre por meio de e-mails é enorme. Mas também significa que, quando sua organização usa o Microsoft Teams, às vezes você fica preso entre duas mídias diferentes. E copiar todo o conteúdo de seus e-mails para postá-lo em um canal do Microsoft Teams pode ser muito cansativo.
Isso é porque você está fazendo errado! Você sabia que cada canal no Microsoft Teams tem um endereço de email exclusivo para o qual você pode encaminhar emails diretamente? Sim, você ouviu direito. Todos os e-mails que você enviar para esse endereço aparecerão como postagens diretamente no canal. Quão eficiente é isso!
Para obter o endereço de e-mail de um canal, vá até o ícone ‘Mais opções’ (menu de três pontos). Em seguida, clique em ‘Obter endereço de e-mail’ no menu.
O endereço de e-mail será gerado. Copie para usar.
Use a barra de comando
A Barra de Comandos no Microsoft Teams deve ser o recurso menos utilizado. Mas ele tem o potencial de se tornar seu recurso mais usado se você souber como usá-lo corretamente. A barra de comando pode acelerar as coisas imensamente.
Quer encontrar uma mensagem antiga, iniciar um chat ou uma chamada, ir a um canal, ver seus arquivos? Use a Barra de Comandos para fazer tudo isso e muito mais. Você nem mesmo precisa se lembrar de todos os comandos para usá-los. O Microsoft Teams fornece isso a você. Tudo que você precisa lembrar se a tarefa que você precisa fazer tem um comando para ela, para que possa executá-la rapidamente.
Veja o guia detalhado sobre como usar os Comandos no Microsoft Teams para aumentar sua produtividade e economizar tempo.👆
Quebra de barreiras linguísticas
Hoje, equipes globais não são uma novidade. Em vez disso, mais e mais equipes estão espalhadas por todo o globo nesta era. E isso exige a necessidade de sermos capazes de entender a língua um do outro para se comunicarem de forma eficaz. Com o Microsoft Teams, você não precisa ir ao Google Tradutor e copiar / colar nenhuma mensagem. O Microsoft Teams oferece um tradutor inerente para esse propósito exato.
Clique no ícone ‘Mais opções’ (menu de três pontos) na mensagem que deseja traduzir. Você verá a opção ‘Traduzir’ no menu; clique nele para uma tradução rápida da mensagem em seu idioma padrão.
Marcar mensagens
Isso pode parecer uma pequena funcionalidade à primeira vista, mas pode economizar muito tempo. Em vez de tentar encontrar mensagens antigas usando a barra de pesquisa, você pode salvar todas as mensagens e acessá-las na seção ‘Salvas’.
Vá para a mensagem e clique no ícone ‘Mais opções’ (menu de três pontos). Em seguida, clique na opção ‘Salvar mensagem’.
Para acessar sua mensagem salva, você pode usar o comando /salvou na barra de comandos ou clique em sua foto de perfil na barra de tarefas e selecione ‘Salvo’ no menu que aparece.
Use atalhos de teclado
Se você deseja aumentar sua produtividade, não hesite em usar atalhos de teclado. Os atalhos do teclado podem economizar muito tempo, mas muitas pessoas não aproveitam ao máximo deles. Não seja uma dessas pessoas. Aprenda os atalhos do teclado para as tarefas que você mais realiza e faça tudo rapidamente.
🤸♀️Passe aqui para encontrar a lista de todos os atalhos de teclado no Microsoft Teams para Windows, Web e Mac.
Dicas para reuniões melhores
Além de usar o Microsoft Teams para colaborar com colegas de equipe, outra coisa que as pessoas mais usam o aplicativo é para fazer reuniões. E você certamente quer ser um profissional nisso.
Use o modo Juntos para uma experiência de reunião envolvente
Quando parece difícil participar de uma reunião, como você costuma descobrir ser o caso: as reuniões online, afinal, não são o mesmo que as reuniões do mundo real. O Modo Juntos da Microsoft quebra barreiras e paredes virtuais, fazendo você se sentir como se estivesse em um espaço compartilhado.
Quando houver 5 ou mais pessoas na reunião, você pode ativar o Modo Juntos. Vá para a barra de ferramentas da reunião e clique no ícone ‘Mais opções’ (menu de três pontos). Em seguida, selecione ‘Modo Juntos’ no menu para ativá-lo.
Atualmente, você pode ter o Together Mode na vista do auditório, o que faz com que você se sinta como se estivessem todos sentados juntos em um espaço de auditório compartilhado.
👉Saiba mais sobre o Modo Juntos no Microsoft Teams e como habilitá-lo e usá-lo.
Faça discussões em grupo com salas de descanso
Esteja você dando uma aula ou organizando reuniões de escritório, as discussões em grupo são uma grande parte do processo. E com salas de sessão de grupo no Microsoft Teams, você pode facilitar a reunião de participantes em grupos diferentes.
E agora, você não precisa mais criar salas de sessão de grupo manualmente no Microsoft Teams. A Microsoft adicionou suporte inerente para este recurso tão cobiçado em reuniões. Os hosts da reunião podem dividir os participantes em salas de descanso (até 50) de forma aleatória ou manual para decidir quem vai para onde. A funcionalidade de sala de descanso está disponível para usuários pagos e gratuitos.
Para criar salas de sessão de grupo, vá para a barra de ferramentas da reunião na parte superior da tela e clique no ícone ‘Sala de sessão de grupo’. Em seguida, divida os participantes pelo número de salas que você deseja.
Usar notas de reunião
Este é um recurso muito subestimado que não recebe a atenção e a apreciação que merece. As notas de reunião no Microsoft Teams podem tornar suas reuniões mais contínuas. Quer você deseje capturar todos os detalhes importantes discutidos na reunião ou criar uma agenda para os assuntos que precisam ser discutidos, as Notas da Reunião devem ser o seu recurso preferido.
E o mais importante, eles estão disponíveis não apenas durante a reunião, mas também antes e depois (para reuniões agendadas). Confie em nós, você precisa começar a usá-los agora, se ainda não o fez antes.
Salte para se familiarizar com todos os detalhes sobre o uso de Notas de Reunião no Microsoft Teams.🏃♀️
Preserve o decoro em uma reunião e levante as mãos em vez disso
Manter o decoro nas reuniões virtuais pode ser muito difícil. E, como resultado, tornou-se uma regra de etiqueta em quase todos os lugares manter o microfone no modo mudo. Mas e quando você precisa falar? Reativar o microfone sem ser solicitado ainda interrompe a reunião.
No Microsoft Teams, não precisa ser tão rude. Use o botão ‘Levantar a mão’ sempre que precisar falar algo. Isso indica ao palestrante que você tem algo em mente, e ele pode pedir para ativar o som e falar de uma forma que não crie uma interrupção. É melhor do que levantar a mão, pois não há garantia de que o palestrante irá olhar para o seu feed de vídeo, mas há uma garantia de que ele irá olhar para a ‘Mão levantada’ no painel de participantes.
Vá para a barra de ferramentas da reunião e clique no ícone ‘Levantar a mão’ para levantar a mão.
Transcreva suas reuniões
Caso você sempre quis uma transcrição de toda a sua reunião, mas achou que era impossível, não poderia estar mais errado. O Microsoft Teams tem uma maneira bastante rápida de obter transcrições de reuniões, mas só funciona se o seu idioma padrão for o inglês e quando o inglês for falado na reunião.
Além disso, a política da sua organização deve permitir que você tenha transcrições de reuniões. Também há outro problema: a transcrição só está disponível para reuniões que você gravou. Você pode até editar essas transcrições antes de compartilhá-las.
Para obter uma transcrição, vá para o Microsoft Stream para visualizar a gravação. Em seguida, clique no ícone de menu de três pontos e selecione "Atualizar detalhes do vídeo" nas opções.
Selecione o idioma no menu suspenso ‘Idioma do vídeo’.
Agora, clique na caixa de seleção ‘Gerar legendas automaticamente’ para selecioná-la e clique no botão ‘Aplicar’ para obter uma transcrição.
Ter reuniões privadas não agendadas
As reuniões não agendadas nem sempre precisam estar em um canal. Ou você nem sempre precisa agendar uma reunião se quiser mantê-la privada. Você pode ter reuniões improvisadas que são completamente privadas e não abertas a todos no canal. E não, não estamos falando sobre chamadas 1: 1 ou chamadas em grupo de chats em grupo. Essas reuniões privadas são como outras reuniões, onde você pode ter convidados de fora da sua organização, ao contrário de 1: 1 ou chamadas em grupo.
No menu de navegação, vá para ‘Calendário’ (para usuários do Microsoft 365) ou ‘Reuniões’ (para usuários do Microsoft Teams Free).
Em seguida, clique na opção ‘Meet Now’ no canto superior direito. Essas reuniões não acontecem em um canal, e os membros da sua equipe não podem saber que há uma reunião em andamento, muito menos ingressar nela sem um convite para a reunião.
Dicas para mais engajamento
Microsoft Teams é um aplicativo Workstream Collaboration. E para colaborar melhor com seus colegas de equipe, você precisa atrair a atenção deles. Use essas dicas para tornar suas mensagens e outras interações mais envolventes, resultando em um aumento geral na produtividade.
Realizar pesquisas para aumentar o engajamento
As pesquisas são uma forma comprovada de criar um melhor engajamento, mas visto que não há um recurso direto para criar pesquisas no Microsoft Teams, muitas pessoas acham que não é possível. Bem, metade da beleza do Microsoft Teams está nas centenas de aplicativos integrados que ele oferece!
E dois desses aplicativos integrados - Formulários e Polly - podem ajudá-lo a realizar pesquisas em seus canais. A única desvantagem que você pode descobrir é que você não pode conduzir pesquisas em uma reunião, mas assim que começar a usar esses aplicativos, você descobrirá que não importa muito mesmo. Você pode até ter enquetes colaborativas em que outros membros da equipe também podem contribuir com as perguntas da enquete.
👉Aqui está um guia completo para a criação de enquetes no Microsoft Teams.
Crie mensagens ricas usando as opções de formatação
Quer se trate de bate-papos privados ou canais de comunicação, formate suas mensagens para salvar a todos da situação de ler mensagens simples e enfadonhas. Já existem muitos deles no mundo. Clique no ícone ‘Formatar’ (A com um pincel) abaixo da caixa de mensagem para abrir as opções de formatação e colocar em itálico, negrito, sublinhado e fazer muito mais com suas mensagens.
Use assuntos em mensagens de canal
As mensagens são uma das formas de comunicação mais importantes no Microsoft Teams. Mais informações são compartilhadas por meio de mensagens do que em ligações e reuniões hoje em dia. Portanto, é importante investir tempo nas mensagens certas e garantir que elas não se percam no mar de mensagens sem importância que estão por aí.
Linhas de assunto são a maneira mais rápida de adicionar um pouco de entusiasmo a eles e garantir que atraiam a atenção da pessoa certa. Você pode adicionar um assunto a partir das opções de formatação das mensagens que deseja postar em um canal. Obviamente, as mensagens de bate-papo pessoal não precisam realmente de assuntos, então você não pode adicionar um a eles.
Dicas para uma melhor organização
Manter as coisas organizadas sem perder a sanidade pode parecer um pouco assustador às vezes. E todos nós desejamos que as coisas fossem mais fáceis. Uma melhor organização também leva a mais produtividade. Com essas dicas, você pode levar suas habilidades organizacionais a um nível melhor, controlando melhor as coisas e impressionando a todos enquanto faz isso.
Arraste e solte suas equipes para reorganizar
Inicialmente, todas as suas equipes são organizadas de maneira aleatória na ordem em que foram criadas. Em uma longa lista de equipes, pode ser difícil chegar às equipes importantes. Mas há um fato pouco conhecido no Microsoft Teams que os profissionais usam para colocar suas equipes em ordem e economizar tempo.
Você pode arrastar e soltar suas equipes para organizá-las na ordem que desejar. Assim, você pode ter suas equipes mais importantes no topo, tornando-as de acesso mais rápido.
Fixar canais e ocultar equipes
Às vezes, organizar suas equipes simplesmente não é suficiente. Você pode ter organizado suas equipes importantes no topo, mas continua sendo adicionado a novas equipes, e lá se vai todo o seu arranjo para os lobos. Bem, não tem que ser assim. Existem outras maneiras de organizar suas equipes que irão lhe poupar dores de cabeça.
Você pode fixar canais para que eles sempre apareçam na parte superior em uma seção separada. Vá para o ícone ‘Mais opções’ (menu de três pontos) à direita do canal e clique nele. Em seguida, selecione ‘Pin’ no menu.
Você também pode ocultar qualquer equipe desnecessária para organizar o menu de equipes. Clique no ícone ‘Mais opções’ à direita do nome da equipe e clique na opção ‘Ocultar’ do menu. Todas as suas equipes ocultas podem ser acessadas a qualquer momento na parte inferior do menu de navegação para equipes.
Dicas para gerenciamento mais suave
Quer você seja o chefe da equipe ou apenas o responsável por hospedar uma reunião, a gestão não precisa ser uma dor de cabeça. Mas na maioria das vezes, é. Bem, considere essas dicas um remédio.
Atribuir funções em uma reunião
Quando há vários participantes na reunião, torna-se fundamental poder controlar o que cada participante pode fazer. Por exemplo, você nem sempre deseja que todos possam apresentar e compartilhar conteúdo em uma reunião. Também há momentos em que você deseja tornar outra pessoa um co-apresentador, que pode fazer todas as coisas que você pode fazer, como admitir pessoas do lobby e silenciar outros participantes, etc.
Agora você pode atribuir funções a pessoas em uma reunião do Microsoft Teams. As pessoas podem ser apresentadores ou participantes; os apresentadores têm controle total e os participantes apenas têm acesso restrito.
Você pode atribuir funções de reunião antes de uma reunião (para reuniões agendadas) ou durante. Para atribuir funções durante uma reunião, vá para o painel do participante e clique no ícone ‘Mais opções’ à direita do nome do participante para acessar o menu de três pontos. Em seguida, clique na opção ‘Criar um apresentador’ ou ‘Tornar um participante’ de acordo.
Economize tempo e adicione membros em massa
Quantas vezes você desejou, ao criar suas equipes, que houvesse a opção de adicionar pessoas em massa? Aqueles de vocês que tiveram que criar equipes com mais de 10 pessoas sem grupos do Office ou equipes anteriores para usar como ponto de partida sabem como isso pode ser uma dor de cabeça.
Bem, se você usa o aplicativo da web Microsoft Teams, pode pular essa dor e adicionar membros em massa. O único problema, ele requer o uso de uma extensão do Chrome. Você também obtém o bônus adicional de ver suas equipes em um display de 2 colunas com esta extensão. Assim, você pode ver mais equipes enquanto rola menos.
👉Saiba como usar a extensão do Chrome ‘Refined Microsoft Teams’ para adicionar membros em massa.
Dicas para uma experiência geral melhor
Essas poucas dicas podem desafiar a categorização, no entanto, você precisa delas em sua vida para tornar sua experiência no Microsoft Teams infinitamente melhor.
Não ignore seu status
O status no Microsoft Teams pode ser uma ferramenta poderosa à sua disposição. Com seu status refletindo seu verdadeiro estado de disponibilidade, muitos problemas de comunicação podem ser evitados, que podem surgir por não trabalhar no mesmo espaço físico. Portanto, sempre use-o para permitir que outros membros de sua equipe saibam se você está disponível, ausente, ocupado ou em uma chamada, para que eles saibam o que esperar ao entrar em contato com você.
Você pode usar os status "Presença do usuário" e "Personalizado" para aproveitar ao máximo esta ferramenta. Embora, na maioria das vezes, o Microsoft Teams configure seu status automaticamente com base em seu estado (que é conhecido por criar problemas para muitos), você também pode definir seu status.Vá para a foto do seu perfil na barra de tarefas e selecione um status no menu para defini-lo.
Dica quente: Você pode até definir seu status como ‘Fora do escritório’ para períodos de tempo personalizados, esteja você apenas saindo para almoçar ou saindo de férias. Saiba como definir essa nova opção de status que não está disponível no Microsoft Teams.👆
Fuja dos problemas que seu status pode criar
O Microsoft Teams muda seu status automaticamente e geralmente é uma coisa boa. Mas, para muitas pessoas que sofrem de microgerenciamento no trabalho, acaba se tornando um incômodo quando as equipes mudam automaticamente seu status para "Ausente" de "Disponível" em cinco minutos de inatividade.
Se você quiser evitar a situação em que seu supervisor acaba pensando que você dificilmente está trabalhando em vez de trabalhar duro, use o aplicativo Mouse Jiggler para manter seus problemas longe, mantendo seu status o oposto.
Envie mensagens urgentes
Quer garantir que o destinatário veja sua mensagem? Marque como urgente e eles serão notificados a cada dois minutos por vinte minutos seguidos. São dez notificações, e eles não vão perder isso de jeito nenhum. Agora, se isso parece um pouco demais, mas a mensagem ainda é importante do que uma mensagem padrão, você pode marcá-la como apenas importante. O destinatário não será notificado de forma persistente, mas ainda saberá que a mensagem é importante.
Clique no ‘ponto de exclamação’ abaixo da caixa de mensagem no bate-papo pessoal e selecione a prioridade nas opções antes de enviar a mensagem.
Personalize suas notificações para uma experiência mais personalizada
Por padrão, o Microsoft Teams entrega notificações para todas as novas mensagens, reações e menções. Mas o Teams oferece opções de personalização extensas, então você só pode receber notificações de coisas sobre as quais deseja ser notificado.
Abra as configurações e vá para ‘Notificações’ no menu de navegação à esquerda.
Aqui, você pode modificar suas notificações para atender às suas necessidades para quase tudo: equipes e canais, bate-papos, reuniões, pessoas e muito mais.
Use o modo escuro ao puxar um All-Nighter
Quer você vá apenas passar a noite toda desta vez, ou precise trabalhar até tarde da noite regularmente, não deixe que isso afete seus olhos ou padrões de sono. Use o modo escuro no Microsoft Teams para poupar seus olhos da luz ofuscante do seu laptop à noite.
Vá para as configurações do aplicativo de desktop Microsoft Teams e altere o tema de ‘Padrão’ para ‘Escuro’.
O Microsoft Teams tem muitas coisas a descobrir que às vezes podem ser opressoras. Essas dicas podem ajudá-lo a lidar com as coisas individualmente, proporcionando um controle melhor das coisas. Em nenhum momento, você será proficiente nos métodos do Microsoft Teams, sem se perder no labirinto.