Ficou impressionado com o grande número de recursos disponíveis no Google Chat Spaces? Precisa de um guia rápido e fácil? Bem, você acabou de ser servido!
Desde que essa pandemia aconteceu, a comunicação eficaz tem sido um grande desafio para quase todas as organizações. Embora odiemos admitir, todos somos culpados de má comunicação, de uma forma ou duas. O excesso de comunicação impede que qualquer trabalho seja realizado ou a falta de comunicação faz com que o trabalho errado seja entregue.
Bem, o Spaces é a resposta do Google para esse problema de comunicação. Os espaços sempre foram um lugar ideal quando as equipes precisavam de um espaço central onde as pessoas pudessem compartilhar arquivos, atribuir tarefas e ficar conectadas para projetos de longo prazo.
Com o Gmail tendo um alcance de 1,8 bilhão de pessoas, nenhuma outra plataforma de colaboração chega perto da concorrência. Isso é útil quando você deseja colaborar com um recurso externo para colaborar em um projeto e ninguém precisa baixar outro aplicativo, especialmente para manter o controle desse único projeto.
Essa gigantesca população de plataforma também pode ser a razão pela qual o Google decidiu manter o limite de membros em um "Espaço" de impressionantes 8.000 pessoas.
Ou você está apenas ingressando nesta plataforma em constante crescimento ou deseja um rápido curso de atualização sobre seus recursos, este guia atende a todos.
Crie um espaço no Google Chat Spaces
Primeiro, vá para chat.google.com e faça login em sua conta. Para criar um Espaço, toque no ícone ‘+’ na guia ‘Espaços’. Em seguida, clique na opção ‘Criar espaço’.
Agora, dê um nome apropriado para o espaço. Você também pode escolher um ícone / emoji se desejar. Em seguida, digite o nome ou endereços de e-mail das pessoas que deseja adicionar a este espaço específico.
Quando terminar de adicionar pessoas, toque no botão ‘Criar’ para criar o Espaço.
Participar de um Espaço no Google Chat Spaces
Provavelmente, mais do que criar um Espaço, você se juntará a um. Portanto, é importante saber onde procurar um convite.
Para entrar em um Espaço, vá para o ícone ‘+’ na guia Espaços da barra lateral. Em seguida, clique na opção ‘Procurar espaços’ na lista.
Agora, você verá todos os grupos dos quais foi solicitado a ingressar. Clique no ícone ‘+’ na guia do Espaço específica para entrar. Você também pode pesquisar um convite específico digitando o nome do espaço no campo ‘Nome do espaço’.
Visualize um espaço antes de entrar
Pode haver convites do Espaço que você não reconhece ou apenas deseja ver os participantes e as mensagens antes de tomar sua decisão.
Para visualizar um Espaço antes de entrar, vá para a opção ‘Navegar no Espaço’ selecionando o ícone ‘+’ na barra lateral.
Agora, ao passar o mouse sobre o nome do Espaço, você poderá ver a opção ‘Visualizar’. Clique na opção ‘Visualizar’ para dar uma olhada rápida no Espaço.
Você poderá ‘Unir’ ou ‘Bloquear’ o espaço a partir das opções disponíveis no canto inferior direito da janela de visualização.
Para ver a lista completa dos membros presentes no Espaço. Clique no ícone do carat invertido situado ao lado do nome do grupo. Em seguida, escolha a opção ‘Ver membros’ na lista suspensa.
Você poderá ver a lista dos membros presentes, bem como os membros que são convidados a aderir.
Verificando convites de spam
Assim como o e-mail, alguns dos convites legítimos do Space podem acabar na lista de spam. Certifique-se de verificar quando não conseguir localizar o convite que está esperando.
Assim como nas etapas anteriores, escolha a opção ‘Procurar espaços’ na lista da barra lateral.
Agora, clique no menu kebab (três pontos verticais). Em seguida, clique na opção ‘Convites de spam’ para ver todos os convites que acabaram como spam.
Mencionar alguém em um espaço de bate-papo do Google
Quase sempre o seu Google Chat Space terá um monte de pessoas, e você não pode simplesmente enviar uma mensagem sem mencionar a pessoa em questão. Assim, para controlar o pandemônio, você pode direcionar sua mensagem a uma pessoa específica.
Para mencionar uma pessoa específica, digite ‘@’ e o nome dela. Você também poderá escolher a pessoa em questão em uma lista pop-up pressionando Entrar ou clicando na opção.
Compartilhamento de arquivos no Google Chat Spaces
Compartilhar arquivos no Space é muito útil e um recurso crucial, pois é útil em várias situações.
Carregar um arquivo local
Primeiro, vá para o ‘espaço’ onde deseja fazer o upload do arquivo. Em seguida, clique no ícone de "seta para cima" na seção inferior da tela.
Agora, navegue até o arquivo da unidade que deseja compartilhar. Clique duas vezes em um arquivo para selecioná-lo.
Uma vez escolhido, você pode adicionar algumas informações textuais para fornecer contexto para o arquivo ou clicar no botão enviar para compartilhar o arquivo com todos.
Adicionar um arquivo do Drive
Primeiro, vá para o ‘espaço’ onde deseja fazer o upload do arquivo. Depois disso, clique no ícone ‘Drive’ no canto inferior direito da tela.
Agora, navegue até o arquivo da unidade que deseja compartilhar. Clique duas vezes em um arquivo para selecioná-lo.
Uma vez escolhido, você pode adicionar algumas informações textuais para fornecer contexto para o arquivo ou clicar no botão enviar para compartilhar o arquivo com todos. O Google Chat Spaces atualizará automaticamente as preferências do arquivo para que todos possam visualizá-lo.
Criar Novo Documento
Você pode criar um novo documento diretamente da janela de bate-papo do Espaço. Ele será salvo em seu Drive e imediatamente compartilhado com os membros atuais daquele Espaço específico.
Para criar um novo documento para o Espaço. Clique no ícone ‘Criar novo documento’ na seção inferior direita da janela de bate-papo.
Você poderá escolher o tipo de documento que deseja criar. As opções incluem Planilhas Google, Documentos e Apresentações. Clique na sua opção preferida.
Em seguida, insira o nome do documento compartilhado e clique no botão ‘Compartilhar’ para compartilhar o documento.
Depois disso, o documento será aberto em uma visualização lado a lado com chat para oferecer o máximo de experiência colaborativa.
Localizando um arquivo no bate-papo
Freqüentemente, você deseja localizar um arquivo rapidamente e precisa ver as mensagens compartilhadas com ele. Bem, o Google não vai deixar você percorrer centenas de mensagens.
Na janela de bate-papo de um determinado Espaço, vá para a guia ‘Arquivos’ situada na seção superior da tela.
Você poderá ver a lista de todos os arquivos compartilhados no Espaço. Agora, clique na opção ‘Ver no chat’ presente no lado direito de um arquivo específico.
Adicionar e atribuir tarefas no Google Chat Spaces
Adicionar e atribuir tarefas é um ótimo recurso do Google Chat Spaces. Vamos explorá-lo em detalhes.
Para criar uma tarefa, vá para a guia ‘Tarefas’ na seção superior da tela.
Agora, clique na opção ‘Adicionar tarefa de espaço’ para adicionar uma tarefa. Alternativamente, você pode pressionar Entrar para criar uma tarefa também.
Observação: A seção Tarefas suporta atalhos de teclado para a maioria das ações. Para abrir a lista de atalhos suportados, pressione Ctrl + /.
Em seguida, dê à tarefa um título apropriado e adicione alguns detalhes sobre ela, se houver. Você pode pressionar Entrar para inserir uma nova linha na seção de detalhes.
Agora aperte Aba ou clique na opção ‘Adicionar data / hora’ para definir um prazo para sua tarefa.
Depois disso, selecione a data e hora do dia para a tarefa a ser concluída e clique em ‘OK’ para confirmar.
Observação: Para desfazer qualquer ação, pressione Ctrl + Z
Agora aperte Aba ou clique em ‘Atribuir’ para designar um responsável para a tarefa.
Agora, digite o nome ou endereço de e-mail da pessoa a quem deseja atribuir a tarefa.
Depois disso, pressione Aba então Entrar. Caso contrário, clique no ‘botão Adicionar’ para adicionar a tarefa.
Apagar uma Tarefa
Para excluir uma tarefa, pressione o ícone ‘Lixeira’ na extremidade direita de um item de tarefa da lista.
Agora, clique em deletar para confirmar a deleção da tarefa selecionada.
Classificando Tarefas
As tarefas também podem ser classificadas para ter melhor visibilidade e fornecer relativamente mais rastreabilidade.
Para classificar as tarefas, vá para a guia ‘Tarefas’ e clique no menu kebab (três pontos verticais). Em seguida, escolha a ordem Data, Responsável ou Espaço para visualizar as tarefas nessa ordem específica.
Adicionar um evento de calendário no Google Chat Spaces
Os eventos do calendário podem servir a muitos propósitos. Que seja para uma reunião geral da equipe, ou um prazo se aproximando, ou o dia da fundação da organização. O recurso de evento de calendário nunca irá falhar com você.
Para adicionar um evento de calendário. Clique no ícone "Calendário" na seção inferior da janela de bate-papo do Spaces.
Agora, toque no ícone do quilate para abrir todos os configuráveis para o evento do calendário.
Para definir a data e hora do evento do calendário, clique na data ou hora respectivamente para definir cada componente individualmente.
Se o evento que você está adicionando for recorrente, clique na opção ‘Não se repete’ para definir a recorrência do evento no menu suspenso.
Para adicionar mais Espaços ou pessoas ao evento, clique na opção ‘Adicionar convidados’ e digite o nome do Espaço ou endereço de e-mail da pessoa que deseja adicionar.
Para definir o nível de permissão para seus convidados, toque na opção ‘Permissões de convidados’ para ver as permissões concedidas. Marque ou desmarque os itens apropriados da lista para fornecer ou negar acesso aos convidados.
Agora, se for uma reunião ao ar livre em um local específico. Você também pode escolher o local na opção ‘adicionar local’.
Se você quiser incluir um link para um Google Meet, já que a maioria das partes do mundo está bloqueada ou não é segura para sair. Clique na opção ‘Adicionar videoconferência do Google Meet’ e um link para o encontro será incluído com o convite enviado a todos os convidados.
Depois disso, se você quiser adicionar algumas informações sobre a reunião, como pedir a todos que tragam seus laptops para um encontro ao ar livre ou apenas um resumo dos tópicos do encontro. Você pode fazer isso clicando e inserindo os detalhes na opção ‘Adicionar descrição’.
Em seguida, se você não deseja que outras pessoas vejam esta reunião em sua agenda ou deseja ocultar os participantes devido à natureza confidencial da reunião. Você pode fazer isso clicando na opção ‘Visibilidade’ e alterando-a para ‘Privada’ para ocultar a reunião e os participantes.
Por último, também pode definir a hora para enviar um lembrete da reunião a todos os convidados. Escolha sua opção preferida na lista suspensa.
Agora, clique em ‘Salvar e compartilhar’ no canto inferior direito do painel.
Em seguida, para enviar um e-mail de convite aos participantes, clique na opção ‘Enviar’. Se não quiser enviar convites, clique na opção ‘Não enviar’ ou, se desejar alterar algo, clique na opção ‘Voltar para edição’.
Crie / participe de reuniões do Google Meet a partir do Google Chat Spaces
O Meet from Google é muito confiável e, principalmente em momentos como este, uma das melhores alternativas para ter uma discussão cara a cara sem colegas. Desde a atualização do Google Chat, o Meet foi perfeitamente integrado ao Spaces para aumentar a produtividade e reduzir a troca de aplicativos.
Existem duas maneiras de incorporar um Google Meet ao seu Espaço. Vamos dar uma olhada em ambos.
Conheça pelo bate-papo com um clique
Existem situações em que você não pode esperar até a noite ou o dia seguinte para discutir um desenvolvimento recente do projeto. Seja o feedback do cliente sobre um módulo específico ou você acabou de descobrir um grande bug. Convocar Meet é o mais fácil possível.
Para um Meet improvisado, vá para a janela de bate-papo do Espaço específico. Em seguida, adicione algum contexto textual para que as pessoas possam se preparar mentalmente para passar a noite inteira.
Agora, clique no ícone da câmera de vídeo no canto inferior direito da janela. Em seguida, clique em enviar para enviar o link de adesão ao Meet.
Adicionar reunião a um evento existente
Sabemos o que você vai dizer, acabamos de mostrar uma maneira de incorporar o Google Meet ao criar um novo evento de agenda. Mas e se você já criou um evento e agora deseja inserir um link do Meet? Bem, leia junto.
Para adicionar um link do Google Meet a um evento existente. Clique no ícone ‘Calendário’ presente na seção mais à direita da tela, logo abaixo do ícone de sua conta.
Agora, clique no evento existente ao qual deseja adicionar o link do Google Meet.
Em seguida, clique no ícone ‘Editar evento’ para abrir as configurações do evento.
Depois disso, clique na opção ‘Adicionar conferência do Google Meet’ para adicionar o link do Meet.
Agora, clique em ‘Salvar’ para confirmar suas alterações.
Depois disso, você pode optar por enviar o convite a todos os convidados com as informações atualizadas. Para fazer isso, clique na opção ‘Enviar’. Você também pode adicionar algum contexto para adicionar o link Meet, para que os participantes saibam por que receberam o convite novamente.
Dicas rápidas do Google Chat Spaces
Aqui estão algumas dicas rápidas para o Google Chat Spaces. Essas dicas o ajudarão a usar o Spaces com mais eficiência do que nunca, pois você estará familiarizado com cada canto deles.
Alterar o nome do espaço e o emoji
Primeiro, toque no nome dos Espaços na seção superior da tela. Em seguida, clique na opção ‘Editar nome e emoji’.
Gerenciando Notificações de Espaço
Muitas vezes, o Space é particularmente tagarela ou centenas de mensagens chegam e prejudicam a sua produtividade.
Notificar menos
Para receber notificações apenas quando você for mencionado. Clique no menu kebab (três pontos verticais) situado ao lado do nome do Espaço na barra lateral. Em seguida, clique na opção ‘Notificações’ da lista.
Agora, clique na opção ‘Notificar menos’ para receber apenas notificações quando você for mencionado. Em seguida, clique em salvar para confirmar suas alterações.
Desligar notificações
Você também pode desligar completamente as notificações de um determinado Espaço. No entanto, o Google enviará a você um e-mail para qualquer menção não lida.
Primeiro, clique no menu kebab (três pontos verticais) situado ao lado do nome do Espaço na barra lateral. Depois disso, clique na opção ‘Notificações’ da lista.
Em seguida, clique na opção ‘Notificações desativadas’ e clique em Salvar para confirmar suas alterações.
Ver os membros online atuais
Se alguma vez surgir a necessidade de ver quais dos membros do Espaço estão atualmente online. O Google adicionou uma cláusula para isso.
Na janela de bate-papo do Espaço, clique no nome do Espaço. Em seguida, clique na opção ver membros da lista.
Agora, para identificar os membros atualmente online, procure o ponto verde ao lado de seus nomes na lista.
Abra um arquivo compartilhado na visualização lado a lado no bate-papo
Pode haver momentos em que você deseja ver um arquivo compartilhado no Google Chat Space e ter a janela de chat aberta para tomar uma decisão rápida na mesma linha.
Para abrir um arquivo na visualização lado a lado, localize o arquivo no chat e clique no ícone ‘Abrir no chat’ para abrir o documento e também ter a janela do chat fixada na lateral.
Minimize a janela do Google Chat Space
A janela de bate-papo do Google Space por padrão abre maximizada. Pode ser um pouco incômodo quando você está tentando ter mais de uma conversa. No entanto, você pode minimizar e redimensionar de acordo com suas necessidades.
Para minimizar a janela de chat de um determinado espaço, clique no ícone de seta para dentro.
O chat do Space agora será minimizado e localizado na seção inferior da tela.
Redimensionar uma janela de bate-papo
Redimensionar uma janela pode ser útil, quando as mensagens que chegam no Espaço são um pouco longas e, portanto, torna-se um pouco incômodo ler em uma janela menor.
Redimensionar verticalmente
Em uma guia minimizada de um determinado Espaço, passe o mouse na borda superior da janela. Ao ver um ícone de seta para cima, clique e segure o botão do mouse e arraste para cima para redimensionar a janela.
Redimensionar horizontalmente
Em uma guia minimizada de um determinado Espaço, passe o mouse em qualquer uma das bordas da janela. Ao ver um ícone de seta lateral, clique e segure o botão do mouse e arraste lateralmente para redimensionar a janela.
Redimensionar na diagonal
Em uma guia minimizada de um determinado Espaço, passe o mouse na borda do canto da janela. Depois de ver um ícone de seta diagonal, clique e segure o botão do mouse e arraste diagonalmente para redimensionar a janela.
Fixar um Espaço
Você sempre pode fixar um Espaço no topo da seção Espaço para sempre aparecer, independentemente das mensagens não lidas de seu pool de Espaços.
Para fixar um Espaço, clique no menu kebab (três pontos verticais) situado ao lado do nome do Espaço e clique na opção ‘Fixar’ na lista.
Bem, isso é tudo que você precisa saber sobre o Google Chat Spaces. Agora, vá ser um comunicador eficiente e um colaborador igualmente eficaz.