Faça anotações automatizadas em uma reunião usando o recurso Live Transcriptions no Microsoft Teams.
O Microsoft Teams costumava estar bem à frente na horda de aplicativos Workstream Collaboration. Mas, ultimamente, tem expandido seus limites ainda mais longe para se manter relevante nos tempos de mudança. Graças à mudança drástica em toda a equação que cerca a forma como trabalhamos e à competição acirrada, o Microsoft Teams tem trazido consistentemente seu melhor jogo.
A última adição ao arsenal de recursos que o Teams oferece são as transcrições do Live Meeting. Transcrições ao vivo estão disponíveis durante uma reunião, e você não precisa gravar uma reunião para gerar essas transcrições.
As transcrições podem melhorar muito a sua experiência de reunião. Eles não apenas tornam suas reuniões mais produtivas, automatizando anotações de reuniões para você. Embora não ter que fazer anotações manualmente seja uma grande vantagem. Eles também tornam as reuniões mais inclusivas para participantes surdos ou com deficiência auditiva, que estejam em um local barulhento ou com um nível diferente de proficiência no idioma.
Qual a diferença entre a transcrição e as legendas ativas?
O Microsoft Teams já tem um recurso de legendagem ao vivo há algum tempo. Então, o que há de tão especial nas transcrições de reuniões? A maior diferença é a disponibilidade.
As transcrições estão disponíveis após uma reunião. E você pode baixá-los e compartilhá-los com qualquer pessoa. É exatamente por isso que os chamamos de “notas de reunião automatizadas”. Mas o Teams não salva legendas.
Além disso, quando você ativa as legendas, elas ficam visíveis apenas para você, mas a transcrição fica visível para todos, embora os usuários possam optar por ocultá-la.
Se o principal motivo pelo qual você deseja ativar as transcrições é tornar a reunião mais inclusiva e acessível, você pode optar por transcrições ou legendas. Mas para ter um registro de toda a reunião, a transcrição é o caminho a percorrer.
Pré-requisitos para usar a transcrição em equipes da Misrosoft
Existem algumas restrições ao uso de transcrições no Microsoft Teams. Em primeiro lugar, está disponível apenas para reuniões agendadas, e não para reuniões de canal ou ‘Meet Now’. Portanto, se sua agenda é inclusão e melhor compreensão em uma reunião improvisada ou de canal, você pode optar por legendas ao vivo.
Além disso, o recurso só está disponível quando o idioma falado é o inglês dos EUA. Além disso, ele só pode ser usado a partir do aplicativo de desktop e está disponível apenas para determinadas licenças. Significa essencialmente que os usuários gratuitos do Microsoft Teams e os tipos de licença excluídos não têm acesso ao recurso.
Organizações com as seguintes licenças têm acesso a transcrições em equipes: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365 / Microsoft 365 A3, Office 365 / Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365 / Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, SKUs do Microsoft 365 Business Premium.
Os usuários do GCC, GCC-High e DoD não estão qualificados para usar o recurso.
A transcrição também deve ser habilitada para a organização pelo administrador de TI. Se você não conseguir encontrar a opção de transcrição, deverá entrar em contato com o administrador.
Habilitando a transcrição para sua organização
Se você for um administrador de TI da sua organização, vá para o Centro de administração de equipes.
Os administradores de TI da organização podem permitir a transcrição para todos, incluindo-a na política global, ou selecionar pessoas, tendo políticas diferentes para usuários diferentes.
No painel de navegação à esquerda, clique na opção "Reuniões".
Poucas opções se expandirão abaixo dela. Selecione ‘Políticas de reunião’ entre eles.
Para habilitar a opção para toda a organização, clique na opção ou ‘Global (padrão para toda a organização)’.
Role para baixo até a seção ‘Áudio e Vídeo’. Em seguida, certifique-se de que a opção "Permitir transcrição" esteja ativada.
Para ativá-lo seletivamente, você tem duas opções. Você pode ativá-lo para toda a organização e, em seguida, criar uma política personalizada em que a opção de transcrição não esteja habilitada e atribuir a política aos usuários que você não deseja que acessem o recurso. Ou você pode ir exatamente na direção oposta, onde a opção não está habilitada globalmente, mas apenas na política personalizada e você pode atribuí-la aos usuários que deseja que tenham acesso ao recurso.
Para criar uma nova política de reunião, vá para a página ‘Políticas de reunião’ e clique no botão ‘Adicionar’.
Dê o nome à política e configure-a da maneira que desejar. Clique no botão ‘Salvar’.
Para atribuir a política aos usuários, selecione-a e clique no botão ‘Gerenciar usuários’.
Um painel aparecerá à direita. Procure os usuários aos quais deseja atribuir a política e clique no botão ‘Aplicar’.
Você também pode atribuir políticas a qualquer grupo de usuários em sua organização.
Usando o recurso de transcrição em reuniões
Usar o recurso em reuniões é um passeio no parque. Mas lembre-se de que você só pode transcrever reuniões agendadas. Inicie ou participe da reunião agendada a partir do evento do seu calendário.
O organizador da reunião e as pessoas do mesmo locatário podem iniciar as transcrições. Convidados, pessoas de outro locatário e usuários anônimos (pessoas que não desejam ser identificadas nas transcrições) não podem iniciar a transcrição em uma reunião.
Para iniciar uma transcrição, vá para ‘Mais ações’ na barra de ferramentas da reunião.
Em seguida, selecione ‘Iniciar a transcrição’ nas opções.
Você verá um aviso informando que a transcrição foi iniciada e deve informar a todos que a transcrição está sendo transcrita. Mas os outros participantes também verão o aviso de que a reunião está sendo transcrita. No entanto, você deve informar a todos como uma cortesia para os participantes que ingressaram por telefone.
O painel de transcrição aparecerá à direita. A transcrição também incluirá o nome de usuário e o ícone do perfil do participante, bem como a data e hora.
Todos os participantes da reunião podem mostrar ou ocultar o painel de transcrição a qualquer momento. Clique no botão ‘Fechar’ no painel para ocultá-lo.
Você também pode acessar o menu Mais ações e selecionar ‘Ocultar transcrição’ a partir daí.
Para mostrar o painel, selecione ‘Mostrar transcrição’ no menu Mais ações.
O organizador da reunião e os apresentadores podem interromper a transcrição e reiniciá-la a qualquer momento durante a reunião. Para interromper a transcrição, navegue até o menu Mais ações e selecione ‘Parar a transcrição’.
Todos receberão um aviso de que você parou de transcrever. A transcrição parará automaticamente quando todos saírem da reunião.
Baixar e compartilhar transcrições
As transcrições da reunião estão disponíveis para download automaticamente após a reunião no evento do calendário. Vá para ‘Agenda’ no painel de navegação à esquerda.
Em seguida, abra o evento para a reunião agendada.
A página da reunião terá uma guia adicional na parte superior: ‘Gravações e Transcrições’.
A transcrição completa estará disponível para visualização lá. Para baixá-lo, clique no botão de download.
Você pode baixar a transcrição como um arquivo .vtt (um formato popular para transcrições) ou como um arquivo .docx (documento do Word).
As transcrições estão disponíveis para download nas contas dos participantes até que o organizador da reunião as exclua.
Os participantes móveis não podem ver a transcrição no aplicativo móvel. Para torná-lo acessível aos participantes móveis, baixe o arquivo e carregue-o no bate-papo. Vá para o bate-papo da reunião e clique no botão ‘Anexar’ para enviar o arquivo.
Os participantes móveis podem então encontrar o arquivo em seu bate-papo.
Escondendo sua identidade nas transcrições
As equipes podem identificar a pessoa que está falando e as transcrições da reunião incluem automaticamente o nome de usuário e o nome da pessoa. Se você deseja permanecer anônimo nas transcrições, pode ocultar sua identidade. Mas você tem que fazer isso antes de uma reunião.
Clique no ícone "Configurações e mais" (menu de três pontos) ao lado do ícone do seu perfil na barra de título. Em seguida, selecione ‘Configurações’ no menu.
As configurações serão abertas. No menu de navegação à esquerda, vá para ‘Legendas e transcrições’.
Em seguida, desative a opção "Identificar-me automaticamente nas legendas e transcrições".
As transcrições são um ótimo recurso e o Microsoft Teams certamente as torna fáceis de usar. Portanto, da próxima vez que você quiser fazer anotações de uma reunião ou tornar o conteúdo da reunião acessível para todos, poderá transcrever a reunião inteira.