A formatação condicional permite destacar dados importantes e aplicar formatação específica às células que atendem a determinados critérios.
A formatação condicional do Excel é um recurso poderoso que permite alterar o formato das células com base em uma condição (ou critérios). A formatação condicional ajuda a destacar, enfatizar ou diferenciar os dados armazenados em uma planilha do Excel.
Todas as regras de formatação condicional são baseadas em lógica simples: se as condições forem verdadeiras, a formatação específica será aplicada; se as condições forem falsas, a formatação não será aplicada.
A formatação condicional ajuda a destacar dados importantes em um conjunto de dados, enfatizar anomalias e visualizar dados usando barras de dados, cores e conjuntos de ícones. Neste tutorial, vamos explorar como aplicar a formatação condicional para destacar células ou intervalos de células com base em uma condição.
Como aplicar a formatação condicional do Excel
Por exemplo, você está encarregado de gerenciar uma grande lista de estoque com vários itens e suas respectivas quantidades em estoque. E se a quantidade em estoque de um determinado item ficar abaixo, digamos, 50, é importante que você saiba isso, para que possa reabastecê-lo.
Se essa lista de inventário tem um conjunto de dados com centenas de linhas, não é muito eficaz pesquisar linha por linha para ver se há algum número nessa coluna abaixo de '50'. É aí que o recurso de formatação condicional se torna útil. Com alguns cliques do mouse, você pode destacar todos os valores em uma coluna menor que '50'.
Formatação condicional com regras de realce
Em nosso exemplo, temos uma planilha contendo registros de vendas de alguns produtos. queremos destacar o valor que é inferior a 500 em vendas.
Para fazer isso, primeiro selecione o intervalo de células ao qual deseja aplicar uma regra (condição). Em nosso exemplo, queremos destacar o valor que é inferior a 500 na coluna ‘Valor’, então selecione a coluna D. Você pode destacar valores em um intervalo de células ou em vários intervalos de células, ou até mesmo em uma planilha inteira.
Em seguida, vá para a guia ‘Página inicial’ e clique em ‘Formatação condicional’. Selecione ‘Highlight Cells Rules’ no menu suspenso e, como queremos encontrar menos de 500 valores, clique na opção ‘Less Than’. O Excel oferece sete regras de realce predefinidas. Você pode usar qualquer um deles para destacar dados.
A seguir, uma caixa de diálogo ‘Menor que’ aparecerá. Nesse caso, insira '500' na caixa 'Formatar células com MENOS DE' e selecione a formatação para o destaque no menu suspenso ao lado dele.
Agora, as células que contiverem menos de 500 em seus valores serão destacadas na formatação escolhida.
Vamos ver como destacar valores que contêm uma string de texto específica. No exemplo a seguir, queremos destacar todos os funcionários de New South Wales (NSW).
Para fazer isso, vá para a guia Início -> Formatação condicional -> Regras de destaque das células -> Texto que contém.
Você pode usar outras opções no menu suspenso horizontal ‘Regras de Células de Destaque’ para destacar Valores Duplicados, Datas, Maior que, Igual a ou Entre os valores.
Na caixa de diálogo Texto que contém, digite ‘NSW’ na caixa, escolha a formatação e clique em ‘OK’.
O resultado:
Formatação condicional com regras superior / inferior
As regras superior / inferior são outras regras de formatação condicional predefinidas úteis, disponíveis no Excel. Essas regras permitem que você chame a atenção para o número superior (n) de itens, o número superior (n) de porcentagem, o número inferior (n) de itens, o número inferior (n) de porcentagem ou valores de células que estão acima média ou abaixo da média.
Digamos que você tenha o registro de notas de um aluno em uma planilha e queira descobrir os 10 melhores desempenhos (10 melhores classificações) dessa lista. Com a formatação condicional, você pode destacar as 10 marcas principais ou 15, ou qualquer (n) número de itens principais. Para destacar os 10 itens principais em um intervalo de células, primeiro selecione o intervalo (Total) na tabela.
Em seguida, vá para ‘Formatação condicional’, expanda ‘Regras superiores / inferiores’ e selecione a opção ‘10 itens principais ..’.
Na caixa de diálogo "10 principais itens", altere o número de classificações usando pequenas setas no campo esquerdo. Se você quiser destacar as 20 primeiras classificações (nota total) em sua lista de marcas, defina o número como 20. O padrão já é 10, então nós o mantemos. Escolha a formatação da célula no campo correto e clique em ‘OK’
As 10 marcas principais da coluna ‘Total’ são destacadas conforme mostrado abaixo.
Digamos que você queira encontrar notas abaixo da média na coluna 'Exame 1' da mesma folha de notas. Para fazer isso, vá para a guia Início -> Formatação condicional -> Regras superior / inferior -> Abaixo da média.
Você pode configurar sua própria formatação condicional em vez de escolher uma das condições predefinidas. Para criar sua própria formatação, selecione a opção ‘Formato personalizado’ na janela ‘Abaixo da média’.
Uma nova janela Formatar células se abrirá, aqui você pode personalizar suas células de formatação. Estamos selecionando uma cor laranja para destacar as marcas abaixo da média. Assim que terminar, clique em ‘OK’ duas vezes para ver o resultado.
O resultado:
Aplicar barras de dados
Barras de dados são simplesmente barras horizontais em suas células. O tamanho da barra é relativo ao valor da célula respectivo ao valor de outras células no intervalo selecionado. Isso significa que o valor da barra curta é baixo em comparação com outros valores de célula e uma barra longa significa que o valor é alto em comparação com outros valores de célula.
Primeiro, selecione o intervalo de células que deseja visualizar com as barras de dados.
Em seguida, vá para ‘Formatação condicional’ na guia ‘Página inicial’, a seguir expanda ‘Barras de dados’ no menu suspenso e escolha sua opção de barra de dados.
A diferença entre o formato da barra de dados e outros formatos é que ela é exibida em todas as células, em vez de atender a uma condição específica.
Aplicar escalas de cores
As escalas de cores são muito semelhantes às barras de dados porque ambas correlacionam o valor da célula individual ao valor de outras células no intervalo selecionado. No entanto, as barras de dados visualizam o valor da célula pelo comprimento de uma barra, enquanto as escalas de cores o fazem com gradientes de cores.
Cada opção de escala de cores usa padrões de gradiente de duas ou três cores. Uma cor é atribuída aos valores mais altos, outra cor é atribuída aos valores mais baixos e todos os outros valores intermediários obtêm uma mistura dessas duas cores.
Para isso, usaremos o mesmo exemplo que usamos para barras de dados. Selecione o intervalo de células e vá para Home -> Formatação Condicional -> Escalas de Cores. Em seguida, escolha um intervalo de cores no menu suspenso horizontal Escalas de cores.
Quando escolhemos o primeiro intervalo de cores, a cor vermelha é distribuída com o valor mais baixo, a cor verde é distribuída com o valor mais alto e todos os valores intermediários são cores distribuídas que são uma mistura de cores vermelhas e verdes (conforme mostrado abaixo). Como o amarelo é feito combinando vermelho e verde em igual intensidade, as células com valores médios são atribuídas a ele.
Aplicar conjuntos de ícones
Os conjuntos de ícones são outro método para visualizar os dados dentro de cada célula e correlacionar as células entre si.
Selecione as células e clique em Início -> Formatação condicional -> Conjuntos de ícones. Você pode escolher qualquer um desses conjuntos de ícones mais adequados às suas necessidades. Para nosso exemplo, escolheremos a primeira opção em Direcional.
Setas vermelhas, amarelas e verdes que indicam, respectivamente, itens de preço baixo, médio ou alto.
Remover formatação condicional
Para remover a formatação condicional, volte para a opção ‘Formatação condicional’ na guia ‘Página inicial’ e clique em ‘Limpar regras’. Em seguida, escolha quais regras você deseja limpar.
Escolheremos "Limpar regras da planilha inteira" para remover toda a formatação condicional da planilha.
Agora, você aprendeu como usar a formatação condicional para formatar células com a condição predefinida do Excel.