Convide facilmente os participantes para suas reuniões agendadas do Microsoft Teams e acompanhe suas respostas.
As reuniões virtuais podem ser exaustivas. Todo mundo sabe disso. Portanto, como organizador da reunião, é sua responsabilidade suavizar o processo o máximo que puder. Grande parte disso se resume a não haver reuniões improvisadas o tempo todo.
Todo mundo tem muitas coisas em sua agenda. E receber um aviso com antecedência não é apenas atencioso, mas também profissional. Felizmente, é extremamente fácil convidar pessoas para reuniões do Microsoft Teams. Quando você agenda uma reunião no Microsoft Teams, pode convidar pessoas para a reunião imediatamente.
Observação: Para contas Microsoft Teams Free e Personal, não há opção de adicionar participantes ao agendar uma reunião. Você deve enviar o link da reunião manualmente. A opção de enviar convites para reuniões está disponível apenas para contas Microsoft 365.
Vá para a guia ‘Agenda’ no painel de navegação à esquerda.
Clique no botão ‘Nova reunião’ no canto superior direito da tela. A janela de agendamento será aberta.
Dê um título à reunião e selecione a hora e a data do evento. Em seguida, vá para ‘Adicionar participantes obrigatórios’ para adicionar as pessoas que deseja convidar para a reunião. Você pode convidar usuários de dentro e de fora de sua organização.
Para convidar usuários de sua organização, digite seus nomes. As equipes fornecerão sugestões dos membros de sua organização. Clique no nome deles para adicioná-los.
Para convidar usuários de fora de sua organização, você teria que inserir o endereço de e-mail completo da pessoa. Pressione a tecla Enter após inserir o endereço de e-mail ou clique na sugestão ‘Convidar’ para adicioná-los como participantes da reunião.
Para usuários cuja presença não é necessária, clique no botão "Opcional" no final da caixa de texto.
Um novo campo se expandirá. Insira os participantes opcionais aqui da mesma forma que você fez com os participantes obrigatórios. Para membros da organização, digite seus nomes e selecione-o nas sugestões de equipes. Para membros fora de sua organização, digite o endereço de e-mail completo.
O Teams também tem um assistente de agendamento que permite comparar sua agenda com as agendas de outros participantes (para quem está disponível, de qualquer forma) para encontrar um horário adequado para todos. Vá para a guia ‘Assistente de Agendamento’ para obter ajuda das equipes para encontrar um horário apropriado.
Depois de inserir todos os detalhes na janela do agendador de reunião, clique no botão ‘Enviar’.
Um convite será enviado a todos os participantes da reunião (obrigatório e também opcional) para sua caixa de correio do Outlook (para pessoas dentro da organização) ou para seu endereço de e-mail (para estranhos). Os usuários podem RSVP para a reunião e adicioná-la a seus calendários usando o convite que você enviou.
Você pode ver seus RSVPs nos detalhes da reunião. Para ver os detalhes da reunião, clique duas vezes na reunião no calendário. O painel para ‘Rastreamento’ está à direita, mostrando o status de RSVP de todos.
Você também pode convidar mais pessoas para a reunião após agendá-la inicialmente. Abra os detalhes da reunião no calendário clicando duas vezes nele ou selecionando ‘Editar’ no menu de sobreposição.
Em seguida, adicione o nome ou endereços de e-mail dos participantes na seção de participantes ‘Obrigatório’ ou ‘Opcional’ e clique no botão ‘Enviar atualização’. Os usuários que já foram adicionados também receberão um convite novamente.
Você também pode cancelar a reunião e todos receberão um e-mail com a atualização de que a reunião foi cancelada.
Abra os detalhes da reunião e clique no botão ‘Cancelar reunião’ no canto superior esquerdo da barra de ferramentas de detalhes da reunião.
Uma caixa de diálogo aparecerá. Você pode adicionar uma nota de cancelamento se tiver uma mensagem para retransmitir aos participantes. Caso contrário, basta clicar no botão ‘Cancelar reunião’.
E aí está. É muito fácil enviar convites para uma reunião do Microsoft Teams. Tudo o que você precisa fazer é adicionar os usuários que deseja convidar ao programador de reunião. A Microsoft também torna extremamente fácil rastrear o status de seus convites ou cancelar a reunião por completo.