Em um local de trabalho, é muito importante planejar e agendar suas reuniões com antecedência. Dá aos seus funcionários um alerta e permite que façam todos os preparativos necessários para a reunião. Hoje em dia, encontrar tempo para fazer ligações ou planejar reuniões pessoais é cada vez mais difícil. É muito mais fácil agendar sua reunião em serviços de videoconferência como o Google Meet.
Para fazer isso, primeiro você terá que configurar um evento no Google Agenda. A programação no Google Agenda permite que você envie convites diretamente para seus contatos. E para tornar as coisas ainda mais fáceis, agora você também pode agendar reuniões do Agenda diretamente nas conversas do Google Chat.
Agendar uma reunião do Google Agenda a partir do bate-papo do Google na área de trabalho
Primeiro, vá para chat.google.com e faça login com sua conta do Google. Em seguida, para agendar uma reunião no Google Agenda, você pode simplesmente passar o cursor sobre o nome da pessoa / grupo (no lado esquerdo da tela) com a qual deseja realizar a reunião e clicar no ícone 'Agenda' do caixa pop-over.
Se um tópico de bate-papo estiver aberto, você também pode clicar no ícone Calendário no lado direito do campo onde você digita a mensagem.
Após clicar no ícone, o painel Calendário será aberto no lado direito da tela. No canto inferior direito, você encontrará a opção de editar os horários do evento do Agenda. Clique na opção ‘Editar no calendário’.
Esta ação o levará ao Google Agenda. Na parte superior da tela, você pode alterar o título da reunião para qualquer coisa relacionada ao propósito da reunião.
Logo abaixo, você pode definir a data da reunião. Você pode digitar a data manualmente ou escolher no calendário que será fornecido.
Em seguida, você pode definir quando sua reunião começará e quando terminará. Assim como a data, você também pode inserir a hora manualmente ou escolher uma das opções fornecidas.
Se a reunião que você está agendando vai ser um evento diário, semanal, mensal ou anual, você não precisa configurá-la novamente e novamente. Basta selecionar a opção ‘Não se repete’ abaixo do horário para decidir a frequência da reunião.
Continuando, em ‘Detalhes do evento’, você pode escolher quando deseja ser notificado sobre a reunião. Sugerimos que você selecione um horário mais próximo da reunião (5 a 10 minutos).
Mais abaixo, você encontrará a caixa 'Descrição'. Você pode usar esta área para transmitir aos membros o que será discutido na reunião. Isso dará aos membros uma ideia sobre o que esperar e o que se espera deles.
No lado direito da tela, em "Convidados". Você pode adicionar mais membros à sua reunião.
Se você cometer um erro e adicionar alguém que não deveria estar na reunião, poderá removê-lo facilmente clicando no ícone de cruz (x) ao lado do nome.
Agora você pode salvar a reunião em sua Agenda clicando em ‘Salvar’ na parte superior da tela.
O Google Agenda perguntará se você deseja enviar um e-mail aos membros da reunião e notificá-los. Clique em ‘Enviar’.
É isso. Se você abrir o Google Agenda, verá que sua reunião foi salva.
Clique nele e mais opções serão fornecidas.
Você pode entrar na reunião diretamente do Google Agenda.
Agendar uma reunião no Google Agenda a partir do aplicativo Google Chat no celular
Se você estiver usando seu telefone para marcar uma reunião, tudo que você precisa fazer é iniciar o aplicativo Google Chat e abrir o chat da pessoa (ou sala) com quem deseja realizar a reunião. Em seguida, toque no ícone do Google Agenda abaixo da área de digitação para criar e agendar uma reunião do Google Agenda.
Depois de clicar no ícone Calendário na parte inferior da tela, você será direcionado ao aplicativo Google Agenda com um pequeno painel na parte inferior da tela com alguns detalhes. Você deve arrastar e deslizar para cima no painel para abri-lo totalmente e revelar mais detalhes.
Depois de deslizar para cima, defina a data e a hora da reunião. Para selecionar a frequência da reunião, você deve clicar em ‘Mais opções’.
Selecione ‘Não se repete’ como a frequência da reunião se for um evento único.
Em seguida, role para baixo para escolher quando ser notificado do Calendário. Clique no tempo padrão selecionado pelo aplicativo para abrir mais opções.
Selecione quando deseja ser notificado. Uma marca azul será exibida ao lado da opção selecionada.
Depois de selecionar o período de tempo preferido, volte ao painel principal e clique em ‘Salvar e compartilhar’.
O aplicativo perguntará se você gostaria de notificar os membros do evento por e-mail antes de salvar. Clique em ‘Salvar e compartilhar’ para confirmar.
As reuniões agendadas aparecem no seu Google Agenda, bem como no Google Meet, onde a reunião realmente acontecerá.