Tudo o que você precisa saber para usar as salas de descanso no Microsoft Teams
As salas de descanso percorreram uma longa jornada como parte da experiência de reunião virtual, deixando de ser uma raridade para se tornar um recurso essencial. Quer você seja uma equipe remota em busca de ideias em grupos ou um professor querendo que os alunos trabalhem em tarefas de grupo durante a aula, as salas de descanso estão lá para você.
O Microsoft Teams também adicionou um recurso oficial de salas de descanso ao seu arsenal. Você não precisa mais se contentar com salas de descanso improvisadas. Canais disfarçados de salas de descanso foi um hack inteligente, mas é hora de abraçar a coisa real agora. O recurso Salas de grupo no Microsoft Teams torna surpreendentemente fácil conduzir e gerenciar sessões de sala de grupo em uma reunião.
Criação de salas de descanso
Apenas os hosts / organizadores da reunião podem criar e moderar salas de sessão de grupo no Microsoft Teams.
Observação: Atualmente, a funcionalidade Breakout Room está disponível apenas no aplicativo de desktop para sistemas Windows e Mac.
Inicie uma reunião e vá para a barra de ferramentas da reunião na parte superior da tela. Em seguida, clique na opção ‘Salas de sessão de grupo’.
Uma pequena janela para a criação de salas de descanso aparecerá. Primeiro, selecione o número de quartos que deseja ter no menu suspenso. Você pode ter no máximo 50 salas de descanso em equipes.
Em seguida, selecione se deseja atribuir automaticamente os participantes às salas de sessão de grupo ou manualmente. Se você selecionar automaticamente, as equipes irão dividir uniformemente os participantes nas salas de sessão de grupo de forma aleatória. Para ilustrar, se houver 6 participantes além de você e 3 salas de descanso, ele designará 2 pessoas para cada sala.
Se você escolher manualmente, terá que atribuir individualmente cada participante a uma sala de sessão de grupo.
Observação: Este é o único momento em que você pode escolher atribuir pessoas automaticamente às salas de sessão de grupo. Depois de escolher manualmente, a única maneira de fazer tudo de novo é recriar os quartos do zero. Mas se você escolher atribuir pessoas automaticamente, ainda poderá atribuí-las manualmente de uma sala para outra.
Por fim, clique em ‘Criar salas’.
Atribuindo Pessoas Manualmente
Quando você opta por atribuir pessoas automaticamente, não há mais nada a fazer a não ser começar a usar as salas. Mas quando você escolhe de outra forma, ou seja, manualmente, a tarefa de atribuir pessoas às salas ainda é deixada antes de você poder usar as salas.
O painel da sala de descanso aparecerá no lado direito da tela. Clique na opção ‘Atribuir participantes’.
A lista de participantes disponíveis para atribuição aparecerá abaixo da opção. Selecione todos os participantes que deseja atribuir à mesma sala e clique no botão ‘Atribuir’.
Observação: Pessoas que ingressam na reunião usando dispositivos PTSN ou Teams não podem ser designadas a salas de sessão de grupo no momento. Você pode usar a reunião principal como uma sala de descanso para eles.
A lista de quartos aparecerá. Selecione a sala para as pessoas que você selecionou e elas serão atribuídas a essa sala. Repita as etapas acima até que todos os participantes sejam atribuídos às suas respectivas salas.
Usando salas de descanso
Sempre que você estiver pronto para mover os participantes para as salas, clique na opção ‘Iniciar Salas’. Isso moverá automaticamente todos os participantes para suas salas atribuídas.
Você também pode iniciar salas individualmente. Vá para aquela sala e passe o mouse sobre ela. O ícone ‘Mais opções’ (menu de três pontos) aparecerá; Clique nisso. Em seguida, selecione ‘Abrir Sala’ no menu.
Você pode abrir e fechar as salas de sessão de grupo quantas vezes quiser durante uma reunião.
Entrando em uma sala de descanso
O organizador da reunião não faz parte de nenhuma sala de sessão de grupo, mas pode entrar em qualquer sala a qualquer hora que desejar. Para entrar em uma sala e interagir com os participantes, clique no ícone ‘Mais opções’ próximo a essa sala e selecione ‘Sala de participação’ no menu.
Para retornar à reunião, clique no botão ‘Sair’. Ele o levará de volta automaticamente para a reunião.
Sempre que você retorna à reunião principal de uma sala de descanso, a reunião está em espera. Isso vale tanto para o organizador quanto para os participantes. Clique no botão ‘Retomar’ para continuar a reunião do seu final. Você pode pular entre todas as salas de descanso da mesma forma.
Renomeando uma sala
Existem algumas configurações padrão em Microsoft Rooms for Breakout Rooms que você pode alterar. Um deles sendo os nomes dos quartos. Por padrão, as salas são nomeadas Sala 1, Sala 2 e assim por diante. Para renomear uma sala, vá para ‘Mais opções’ e selecione ‘Renomear Sala’ no menu.
Em seguida, insira o novo nome e clique em ‘Renomear sala’ para salvar as alterações. Renomear as salas para algo mais reconhecível torna mais fácil moderá-las.
Enviando um anúncio para as salas
Como moderador, você pode enviar anúncios para as salas de sessão de grupo, como, por exemplo, dar atualizações de horário, compartilhar prompts de discussão, ideias, recursos úteis, etc.
Vá para ‘Mais opções’ na parte superior de ‘Salas de grupo’ e selecione ‘Fazer um anúncio’ no menu.
Em seguida, digite sua mensagem e clique no botão ‘Enviar’.
Os participantes nas salas de sessão de grupo poderão ler o anúncio do chat. O bate-papo das salas de sessão de grupo também está disponível após a reunião em sua lista de bate-papo principal do Teams.
Fechando as salas
Você pode fechar todos os quartos de uma vez ou fechar quartos individuais.
Clique em "Fechar salas" para fechar simultaneamente todas as salas de sessão de grupo.
Para fechar um único cômodo, vá até o cômodo e clique em ‘Mais opções’. Em seguida, selecione ‘Fechar Sala’ no menu.
Depois de retornar à reunião principal, todos precisam retomar a reunião da espera.
Observação: Se você quiser encerrar a reunião principal, é importante primeiro fechar as salas de descanso. Do contrário, a reunião das salas de descanso continuará acontecendo.
Configurações adicionais
Desativando a entrada automática nas salas: Por padrão, as salas de sessão de grupo no Microsoft Teams são configuradas de forma que, assim que você inicia uma sala, os participantes são movidos automaticamente para a sala. Mas se você não quiser a entrada automática, pode desativar essa configuração. Quando a configuração está desativada, os participantes recebem uma mensagem pedindo que eles entrem na sala de sessão de grupo quando você a abre. Eles então decidem quando entrar na sala clicando no botão ‘Entrar’.
Para desativar essa configuração, vá para o painel Salas de sessão de grupo e clique em ‘Mais opções’. Em seguida, selecione ‘Rooms Settings’ no menu. Você pode acessar as configurações da sala apenas quando as salas estiverem fechadas.
Em seguida, desative a opção "Mover pessoas automaticamente para as salas".
Permitir que os participantes retornem à reunião principal: A configuração padrão do Microsoft Teams impede que os participantes voltem à reunião principal por conta própria. Eles só podem entrar na reunião maior quando você, ou seja, o organizador da reunião, fecha a sala de sessão de grupo. Para dar a eles a opção de sair da sala de descanso, ative esta configuração.
Vá para o ícone ‘Mais opções’ e selecione ‘Configurações das salas’. Em seguida, ative o botão "Os participantes podem retornar à reunião principal". Isso adicionará um botão ‘Sair’ à sala de sessão de grupo para os participantes, assim como o anfitrião.
Mova as pessoas: Para mover alguém de uma sala de sessão de grupo para outra, vá até a sala em que a pessoa está e clique nela. A lista de todos os participantes na sala aparecerá.
Selecione o (s) nome (s) das pessoas que deseja mover e clique no botão ‘Atribuir’. Em seguida, selecione outra sala para movê-los ou selecione "Não atribuídos" para movê-los para fora das salas de sessão de grupo completamente.
Adicionar e excluir salas: Você também pode adicionar mais salas ou excluir as salas atuais em um ponto durante a reunião.
Para adicionar uma sala, vá para o painel da sala de sessão de grupo e clique na opção ‘Adicionar sala’. Uma nova sala será criada instantaneamente.
Para excluir uma sala, vá até a sala e clique em "Mais opções". Em seguida, selecione ‘Excluir Sala’ no menu.
Recrie as salas: A qualquer momento, se você quiser descartar totalmente as salas de descanso existentes e começar do zero, isso também é possível. Vá para ‘Mais opções’ na parte superior do painel das salas de sessão de grupo e selecione ‘Recriar salas’ no menu. As salas existentes serão excluídas e a janela para criar salas aparecerá novamente.
Pode ser difícil ter discussões abertas ou significativas em grandes reuniões, especialmente quando a criatividade é necessária. As salas de descanso ajudam as pessoas a fazerem um brainstorm de forma eficiente em grupos menores.